如何给中国工厂写一封能拿到完整报价的询价邮件

让邮件主题明确对应哪项询价

主题可写成“询价｜［买方］｜［产品编号］｜［询价版本］｜请于［日期］前回复”。开头说明公司、目标市场、产品用途和拟采购数量。把需要报价的采购数量与尚未确定的预测需求分开，并请收件人确认由谁负责报价。

技术细节放在附件中。产品规格指南说明这些文件应包含什么；本文重点是如何发送文件，并要求工厂给出可用的回复。

在邮件正文列出附件目录

逐项列出附件的完整文件名、版本或发布日期，以及用途。按实际需要附上规格书、图纸、包装要求、证明文件要求和空白报价表。参考照片若不代表已批准的要求，应注明仅供参考。请工厂确认目录中的所有文件都能打开。矿产采购证明资料的准备，可参阅负责任矿产采购问卷填写指南。

说明各类事项以哪份文件为准，并请工厂在报价前提出文件之间的冲突。修改资料包时，发送更新后的目录，指出哪些旧文件已被替代，并要求确认收到。避免通过零散消息修改规格。

明确报价必须采用的格式

要求返回可编辑的报价表，以及注明日期和供应商名称的报价文件。每种产品配置及每档询价数量分别列行。字段应包括规格版本、币种、单价、MOQ、样品费、模具费、包装、交货条款及指定地点、付款条件、报价有效期和未包含项目。样品周期与生产周期分别填写，并说明从什么事件开始计算。

要求供应商将每项要求标记为确认、存在偏差或尚未回答。替代方案应另列报价，并解释差异。在英国市场投放产品的制造商和进口商必须证明产品符合相关安全要求。请工厂提供资料包指定的证明文件，并列明缺失文件；收到价格回复并不能证明产品合规。

发送询价前，可参考交货条款指南选定交货基础。供应商例外事项指南说明如何记录缺项，避免把沉默当成同意。

把截止时间写得没有歧义

分别写明澄清问题和提交完整报价的完整日期、时刻与时区。不要只写“周五”或“下班前”。核实所选日期的实际时差，并为工厂停工、文件审阅和向上游询价留出时间。

请供应商确认收到资料包，并确认能否按期回复。如无法按期提交，要求提出可行日期并说明原因。将澄清内容和更新文件发送给仍在参与报价的各家工厂，再确认报价截止时间是否调整。

询价邮件填写范本

主题：询价｜［买方］｜收纳托盘｜［询价版本］｜请于［日期］前回复 ［联系人］您好： 我们是［英国企业名称］，计划采购用于［用途］、面向［目标市场］的收纳托盘。请按照附件目录所列文件，对报价表中的配置和数量报价。拟采购：［数量及组合］。仅供规划参考的预测需求：［预测或暂无］。交货基础：［条款及指定地点］。

附件：规格书［文件名；版本］；图纸与包装要求［文件名；版本］；证明文件要求［文件名；版本］；报价表［文件名；版本］。请确认所有文件均可打开，并指出冲突。请返回可编辑的报价表和注明日期的报价文件，填写价格、币种、MOQ、样品费、模具费、包装、付款条件、有效期、未包含项目，以及样品和生产周期及其起算条件。偏差、缺失证明文件和替代方案请分别列明。

请确认收到，并说明能否满足以下期限。澄清问题：［完整日期、时刻与时区］。完整报价：［完整日期、时刻与时区］。如无法满足任何期限，请提出可行日期并说明原因。请勿默认我们接受替代材料或配置。回复请发送至［买方联系人］。 此致 ［姓名、职务、企业名称及联系方式］