接受报价前，如何记录询价疑问和供应商例外

按报价所依据的规格建立记录表

报价比较指南说明如何比较范围和费用。这份记录表补充的是：谁负责回答问题、凭什么证据关闭事项，以及谁批准例外。先记录规格版本和报价编号，采购要求本身可参考产品规格指南。

每项记录应包含要求出处、买方问题、供应商原始答复、答复来源和日期、状态、对订单的影响、跟进负责人及约定答复日期。保留原始消息或附件，方便查阅。将买方的理解与供应商原话分开记录。

用明确状态保留未确认事项

将要求的确认状态与证据的提交状态分开。供应商可以确认报价产品采用指定材料，但相应材料证据仍未提交。确认收到规格文件，并不代表已经回答其中所有问题。

让每项例外都有明确决定

要求供应商说明原定要求、所提供的替代方案及差异原因。按实际情况记录对价格、性能、包装、验货、交付和文件的影响。每项例外单独记录，避免把包装变更的批准误当成材料替换的批准。

例如，买方要求独立包装盒，报价却采用散装纸箱，应将其记录为例外。要求供应商按原定包装重新报价，并说明对运费的影响。由买方相关负责人书面批准或拒绝替代方案。被拒绝的例外仍应保留，直到供应商确认按原定范围供货。

明确哪些事项必须在接受报价前解决

将影响产品适用性、拟接受价格或交付范围的问题标为接受报价的阻碍事项。对于只能在后续阶段取得的证据，应约定提交内容、审核负责人，以及哪些生产、付款或发货环节须等待批准。避免仅承诺下单后再处理细节。

英国政府指引指出，进口产品投放市场前，买方须能够证明产品符合相关法规及安全要求。报价审查时，应明确所需证据，以及证据覆盖范围中尚未解决的问题。可用检测报告核验指南检查供应商提供的报告；不能仅凭令人放心的答复就关闭证据缺口。

将澄清决定纳入接受报价的文件包

接受报价前，整理当前报价、规格、已批准例外和澄清记录表。要求供应商一并确认这些文件，并替换相互冲突的表述。记录接受报价的批准人，保留旧版本。如果后续报价改变了已同意的细节，应重新打开相关事项，不能沿用原来的已确认状态。

可这样提出澄清要求：「请按所引用的规格逐项回答未关闭事项。明确列出变更、排除项或附加条件，说明对价格和交付的影响，并提供反映已达成一致内容的修订报价。」如需由在中国设有自有员工的 Cambridge China Bridge 审查剩余缺口，可将文件包提交作报价检查。