如何妥善结束与中国供应商的合作

先明确要结束哪些事项

先确定是停止新采购、完成既有订单、提出取消订单，还是结束持续供货安排。查阅已签条款、已接受的订单及往来记录，找出通知方式、采购承诺和退出约定。如果双方对条款理解不同，发送前请律师审阅拟发通知。若只是拒绝报价，可参阅如何礼貌拒绝供应商报价。

不要假定停止下新订单就等于取消已接受的订单、预留材料或库存承诺。将预测需求与已约定采购分开，并请供应商提供每项所称承诺的依据。预测与分批提货指南介绍如何区分这些事项。

发送可执行的退出通知

将通知发给合同中的供应商主体及条款指定的联系人。写明买方、供应商、协议和涉及的订单，列出拟生效日期、应继续的工作、请求调整的事项及退出协调人。按查明的通知约定发送，并保留送达凭证。

核查承诺后，可调整以下措辞：“我方拟自【日期】起停止下新订单。附件台账列明既有订单及未解决索赔。请于【回复日期】前确认收悉、指出差异，并确认拟议收尾任务。请求取消的事项另列，待双方确认；请说明相关费用并提供依据。”

核对未完成订单与索赔

根据采购订单、发票、付款记录、检验报告及往来文件建立共享台账，请供应商与其记录核对。有分歧时，分别记录双方立场。确认收悉不能在台账中记作同意取消订单或达成结算。结算沟通前可参阅供应商谈判电话准备指南。

约定收尾任务并核实交接

每项任务都应明确负责人、约定完成日期、费用承担及验收凭证。覆盖最终检验、包装、发货放行、退款、缺陷处理、模具提取和文件交付。未解决事项应保持未结状态。每次确认变更后更新台账，避免仅靠零散消息追踪。自有品牌包装的最终检查可参阅避免夹带供应商广告指南。

模具工装应先确认清单、状态照片、提取安排及目的地接收凭证，再标记交接完成。知识产权与模具指南介绍归属及使用权限核查。如果需要保持供货连续性，在依赖新工厂前参考替代供应商资格确认指南。未来需求的评估见供应商增长准备评估指南。比较替代供应商时，可参阅供应商加权评分指南。

结清往来并保留记录

批准结清往来前，将最终发票、抵扣款及退款与已确认台账核对。如果和解措辞可能结束尚未解决的索赔，请律师审阅。保留包含通知、供应商回复、台账、已确认变更及完成凭证的最终资料包，并指定后续缺陷咨询联系人。

在英国销售消费品的企业必须保留识别供应商的记录，以便追溯产品来源。退出合作时保留供应商及批次记录，并确保产品团队仍可查阅文件。产品合规档案指南介绍更完整的资料包。