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中英双语采购模板 六份中英文并排的采购工作文件，免费下载，可随意修改。填好要求后把文件直接发给工厂，工厂逐行看中文，并在同一份文件里回复。
可免费用于自己的订单，可复制、可修改，无需注册。
模板目录
产品规格书 封样确认单 外箱唛头及包装要求 供应商银行账户变更核实流程 产前会检查清单 采购合同要点清单 使用方法 下载 Word 或 Excel 文件。两种格式都能用 Microsoft Office、Google 文档和表格、LibreOffice 以及很多中国工厂在用的 WPS 打开。 在右侧一栏填写。不需要的行可以删掉，也可以加上自己的项目。 在打样或下单之前把文件发给工厂，请工厂在同一份文件里逐项回复或确认。 双方确认并签字的版本和采购订单放在一起保存。样品、大货和验货都以它为准。 中文按工厂日常的写法撰写。发出前请核对两种语言里的数字、单位和型号是否一致，并书面约定两者不一致时以哪种语言为准。
这些是工作模板，不是法律文件，不能代替合同或法律意见。
产品规格书Product specification sheet 用途 用一份文件写清楚到底要买什么，报价、样品和大货都按同一个标准核对。
什么时候用 询价之前，让每家工厂按同一个产品报价。 申请打样时附上；样品确认后，随采购订单再发一次。 下载 Word（.docx） 下载 Excel（.xlsx）
预览文件中的每一项 1. Product and order 产品与订单 English 中文 Product name 产品名称 Your item code or SKU 买方货号（SKU） Factory model number 工厂型号 Quantity per order and expected yearly quantity 每单数量及预计年用量 Target ready date and destination 目标货好日期及目的地 Incoterm and place (e.g. FOB Ningbo) 贸易术语及地点（例如 FOB 宁波）
2. Materials and construction 材料与结构 English 中文 Main material and grade (e.g. 304 stainless steel, PP, 100% cotton) 主材料及牌号（例如 304 不锈钢、PP、100% 棉） Other materials, parts and accessories 其他材料、零部件及配件 Finish or surface treatment 表面处理 Colour (Pantone or RAL code, plus a physical colour swatch) 颜色（潘通或 RAL 色号，另附实物色卡） Materials not allowed (e.g. recycled plastic, lead in paint) 不允许使用的材料（例如回料、含铅油漆）
3. Dimensions and weight 尺寸与重量 English 中文 Overall size L × W × H (mm) 外形尺寸 长×宽×高（毫米） Key dimensions and tolerances (attach the drawing) 关键尺寸及公差（附图纸） Net weight per unit (g or kg) and the allowed variation 单件净重（克或千克）及允许偏差 Capacity, volume or other rated value 容量、体积或其他额定参数
4. Function and performance 功能与性能 English 中文 What the product must do 产品必须实现的功能 Electrical rating (voltage, frequency, power, plug type), if any 电气参数（电压、频率、功率、插头类型），如适用 Tests before shipment (e.g. function test on every unit) 出货前的测试（例如每件做功能测试） Expected life or durability 预期使用寿命或耐用性要求
5. Compliance and documents 合规与文件 English 中文 Market where it will be sold (e.g. UK, EU) 销售市场（例如英国、欧盟） Standards or regulations it must meet 必须符合的标准或法规 Test reports needed (laboratory, standard, models covered) 需提供的检测报告（实验室、标准、覆盖型号） Marking on the product (UKCA or CE mark, importer name and address, batch number) 产品上的标识（UKCA 或 CE 标志、进口商名称和地址、批号） Instructions and safety warnings: language and format 说明书和安全警示：语言和形式
6. Branding and packaging 品牌与包装 English 中文 Logo: method, position and size (attach the artwork) Logo：工艺、位置和尺寸（附设计稿） Retail packaging: type, material and print 零售包装：类型、材质和印刷 Barcode (EAN-13 or UPC) and its position 条码（EAN-13 或 UPC）及位置 Units per inner box and per export carton (see the carton marking and packing specification) 内盒和外箱装箱数（见外箱唛头及包装要求）
7. Quality and approval 品质与确认 English 中文 Approved sample reference 确认样编号 Inspection level and AQL (e.g. General Inspection Level II, AQL 2.5 major, 4.0 minor) 检验水平及 AQL（例如一般检验水平 II，主要缺陷 AQL 2.5，次要缺陷 4.0） Critical defects (not accepted in any quantity) 致命缺陷（一件都不接受） Specification version and date 规格书版本及日期 Agreed by the buyer: name and date 买方确认：姓名及日期 Agreed by the factory: name, date and company chop 工厂确认：姓名、日期及公司盖章
外箱唛头及包装要求Carton marking and packing specification 用途 告诉工厂每一箱怎么包装、怎么刷唛、怎么贴标，让货物完好到达、仓库能顺利收货、唛头与单据一致。
什么时候用 随采购订单发出，装箱数确定之后。 货物要进电商平台仓或第三方仓、且仓库有自己的贴标要求时：把这些要求补充进来。 下载 Word（.docx） 下载 Excel（.xlsx）
预览文件中的每一项 1. Unit packing 单品包装 English 中文 How each unit is packed (poly bag, colour box, blister) 单品包装方式（胶袋、彩盒、吸塑） If a poly bag is used: warning text and thickness 如用胶袋：警示语及厚度 Product label and barcode position 产品标签及条码位置 Inserts (instructions, warranty card) 内附物（说明书、保修卡）
2. Inner box and export carton 内盒与外箱 English 中文 Units per inner box 每内盒数量 Inner boxes per export carton 每外箱内盒数 Units per export carton 每外箱数量 Carton board (e.g. 5-ply corrugated, double wall) 外箱纸板（例如五层瓦楞、双坑） Carton outside size L × W × H (cm) 外箱外尺寸 长×宽×高（厘米） Gross and net weight per carton (kg), and the maximum allowed 每箱毛重及净重（千克），以及最大允许重量 Fillers and protection (dividers, foam, corner protectors) 填充和保护（隔板、泡沫、护角） Sealing (tape type; no staples if your warehouse requires it) 封箱方式（胶带类型；如仓库要求，不可打钉）
3. Shipping marks: main sides 正唛 English 中文 Buyer name or logo 买方名称或 Logo Destination (port or warehouse) 目的地（港口或仓库） PO number 订单号（PO 号） Item code or SKU, and description 货号（SKU）及品名 Carton number (e.g. 1/120) 箱号（例如 1/120） "Made in China" “Made in China”字样
4. Shipping marks: end sides 侧唛 English 中文 Quantity per carton 每箱数量 Gross weight / net weight (kg) 毛重 / 净重（千克） Carton size (cm) 外箱尺寸（厘米） Handling marks (this way up, fragile, keep dry) 指示标志（向上、易碎、怕湿） Carton barcode (ITF-14 or the warehouse's label), if needed 外箱条码（ITF-14 或仓库指定标签），如需要
5. Pallets and loading 托盘与装柜 English 中文 On pallets or loose loaded 打托还是散装 Pallet type and size (heat-treated wood with the ISPM 15 mark, or plastic) 托盘类型和尺寸（经热处理并有 ISPM 15 标识的木托盘，或塑料托盘） Maximum pallet height (cm) and weight (kg) 托盘最大高度（厘米）及重量（千克） Pallet label and stretch wrap 托盘标签及缠绕膜 Packing list and photos needed before loading 装柜前需提供的装箱单和照片
6. Agreed rule 约定 English 中文 Before the balance payment or the inspection, send photos of a packed carton, every mark and a finished pallet. 付尾款或验货之前，请发来装好的外箱、每一面唛头和打好的托盘的照片。 Marks must match the packing list and the commercial invoice. 唛头必须与装箱单和商业发票一致。
供应商银行账户变更核实流程Supplier bank-detail change verification procedure 用途 供应商说收款账户变了，你的团队该怎么做——写成一条固定规则。冒充供应商发邮件要求更改收款账户，是买家被骗付款的常见方式。文件包括一段提前发给供应商的通知，以及每次变更都要填写的核实记录。
什么时候用 向任何供应商首次付款之前就定下这条规则，并随第一张订单把通知发给供应商。 收款信息有任何变化时都要填写记录：账号、银行、收款人名称或国家/地区。 如何安全地向中国供应商付款：完整说明 →
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预览文件中的每一项 1. Notice to send to the supplier 发给供应商的通知 English 中文 We do not change payment details on the strength of an email, chat message or invoice alone, even one that appears to come from you. 我们不会仅凭一封邮件、一条聊天消息或一张发票更改付款信息，即使它看起来是贵司发来的。 If your bank details change, please tell us in a letter on company letterhead, with the company chop, signed by your legal representative or finance manager. 如贵司收款账户有变更，请用公司抬头纸书面通知我们，加盖公司公章，并由法定代表人或财务负责人签字。 We will then call you on the phone number we already hold for you, not one given in the change request, and confirm the new details before any payment. 收到后，我们会拨打我方已有的贵司电话（而不是变更通知里提供的号码）核实新账户，核实无误后才会付款。 The beneficiary must be the same company as the seller on our contract and invoice. We do not pay a personal account or another company unless this was agreed in writing in advance. 收款人必须与合同和发票上的卖方是同一家公司。除非事先书面约定，我们不向个人账户或其他公司付款。 This can delay a payment by a day or two. Thank you for understanding: it protects us both. 这可能让付款晚一两天，感谢理解，这样做对双方都是保护。
2. Procedure for your team 内部操作流程 Stop. Make no payment to the new details until every step below is done. 先暂停：以下步骤全部完成之前，不向新账户付任何款。 Find the supplier's phone number in your own records: the contract, an earlier invoice you have paid, or the business licence. Never use a number, email address or link given in the change request. 从自己的记录里找供应商电话：合同、已付过款的旧发票或营业执照。绝不使用变更请求里给出的电话、邮箱或链接。 Call that number and speak to the person you normally deal with. Ask them to confirm the change and read the new account number out to you; do not read it to them. 拨打这个号码，找平时对接的人。请对方确认变更，并由对方把新账号读给你听，而不是你读给对方听。 Check that the beneficiary name matches the seller's legal name on the business licence and your contract. A personal account, a different company name or a bank in a different country or region from before is a reason to stop and check further. 核对收款人名称与营业执照和合同上的卖方法定名称是否一致。如出现个人账户、不同的公司名称，或银行所在国家/地区与以前不同，应停下来进一步核实。 Ask a second person to check the record and approve it before the details are changed in your payment system. 在付款系统里修改账户之前，请第二个人复核记录并批准。 For the first payment to the new account, consider a small test payment and ask the supplier to confirm by phone that it arrived. 第一次向新账户付款时，可以先付一笔小额测试款，并请供应商电话确认到账。 If anything does not match, do not pay. If money has already gone, call your bank at once and report it to the police. 只要有任何不符，就不要付款。如果款项已经付出，立即联系你的银行并向警方报案。 3. Verification record 核实记录 English 中文 Supplier name (as on the business licence) 供应商名称（与营业执照一致） Date and how the change request arrived (email, letter, chat) 收到变更请求的日期及方式（邮件、信函、聊天） Old details: beneficiary, bank, account number 原账户：收款人、银行、账号 New details: beneficiary, bank, account number, SWIFT code 新账户：收款人、银行、账号、SWIFT 代码 Reason given for the change 对方给出的变更原因 Phone number called and where it came from 拨打的电话号码及其来源 Person spoken to, and date and time of the call 通话对象，以及通话日期和时间 Beneficiary matches the seller's legal name? Yes / No 收款人与卖方法定名称一致？是 / 否 Letter on letterhead with company chop received? Yes / No 是否收到加盖公章的书面通知？是 / 否 Checked by: name and date 核实人：姓名及日期 Approved by a second person: name and date 第二人批准：姓名及日期 Outcome: approved / refused / still being checked 结果：批准 / 拒绝 / 仍在核实
产前会检查清单Pre-production meeting checklist 用途 大货开工前要和工厂确认的事项：材料、确认样、排期、品质检验和包装。问题在这里发现，就能在大货生产之前改掉。
什么时候用 封样确认、定金付完之后，开料、开模或组装之前。 可以在工厂现场开，也可以开视频会议，或者把清单发给工厂，请对方逐项书面回复。 下载 Word（.docx） 下载 Excel（.xlsx）
预览文件中的每一项 1. Meeting details 会议信息 English 中文 Date and place (or video call) 日期和地点（或视频会议） Attendees: buyer; factory production, quality and sales 参会人员：买方；工厂生产、品质和业务 PO number and quantity 订单号及数量 Approved sample reference 确认样编号
2. Materials and parts 材料与零部件 English 中文 Materials match the specification and the approved sample 材料与规格书和确认样一致 Bulk materials and parts in stock, or arrival dates confirmed 大货材料和零部件已到位，或已确认到料日期 Material certificates or test reports for this batch, if required 本批材料的材质证明或检测报告（如要求） No change of material or parts supplier since the sample 打样之后没有更换材料或配件供应商 Colour of bulk material checked against the golden sample 大货材料颜色已对照封样核对
3. Production 生产 English 中文 Schedule: start date, finish date, packing date 排期：开工日期、完工日期、包装日期 Production line and daily output for this order 本订单使用的生产线及日产量 Any process done outside the factory (which, and where) 是否有外发加工（哪些工序、在哪里做） The production team knows the changes agreed at sample approval 生产团队清楚封样时确认的修改内容 Known difficult points and how they will be controlled 已知的难点及控制方法
4. Quality 品质 English 中文 In-line checks during production (who checks, how often) 生产过程中的巡检（谁来检、多久一次） First units off the line checked against the golden sample before the full run 首件对照封样确认后，再批量生产 Tests on bulk production (function, safety, drop test) 大货要做的测试（功能、安全、跌落测试） Pre-shipment inspection date and AQL agreed 出货前验货日期及 AQL 已约定 How defects found will be handled (rework, replacement) 发现不良品如何处理（返工、更换）
5. Packing, documents and shipping 包装、单据与出运 English 中文 Carton marking and packing specification confirmed 外箱唛头及包装要求已确认 Labels, barcodes and artwork files final 标签、条码和设计稿已定稿 Export documents needed (commercial invoice, packing list, certificate of origin) 需要的出口单据（商业发票、装箱单、原产地证） Shipping: forwarder, ready date, port 出运：货代、货好日期、港口 Balance payment amount and when it is due (e.g. after the inspection passes) 尾款金额及付款节点（例如验货合格后）
6. Actions agreed 会议决定事项 English 中文 Action 1: what, who, by when 事项 1：做什么、谁负责、何时完成 Action 2: what, who, by when 事项 2：做什么、谁负责、何时完成 Action 3: what, who, by when 事项 3：做什么、谁负责、何时完成 Buyer: name, signature and date 买方：姓名、签字及日期 Factory: name, signature, date and company chop 工厂：姓名、签字、日期及公司盖章
采购合同要点清单Purchase-contract key-points checklist 用途 一份要和工厂谈妥、并写进采购合同或订单条款的要点清单。它不是合同条款文本，也不构成法律意见。
签署之前，请把最终合同交给合格的律师审阅，首单或大额订单尤其如此。
什么时候用 与新供应商签合同或确认形式发票之前。 老供应商发来新条款，或者订单金额比以往大很多的时候。 下载 Word（.docx） 下载 Excel（.xlsx）
预览文件中的每一项 1. Parties and order 双方与订单 English 中文 Seller's full legal name, address and unified social credit code, as on the business licence 卖方完整法定名称、地址及统一社会信用代码，与营业执照一致 Buyer's legal name and address 买方法定名称及地址 Products, models, quantities and unit prices 产品、型号、数量及单价 Specification and golden sample named, with version or reference 写明规格书和封样，并注明版本号或编号 Currency, and whether prices include tax, packing and tooling 币种，以及价格是否含税、包装费和模具费
2. Delivery 交货 English 中文 Incoterm and named place (e.g. FOB Shenzhen, Incoterms 2020) 贸易术语及指定地点（例如 FOB 深圳，Incoterms 2020） Ready or delivery date, and what happens if it is late 货好或交货日期，以及延期怎么处理 Whether partial shipments are allowed 是否允许分批出运 Packing and marks as in the packing specification 包装和唛头按包装要求执行
3. Payment 付款 English 中文 Deposit and balance: amount and due point for each 定金和尾款：各自的金额及付款节点 Beneficiary bank account named, and how any change is verified 写明收款账户，以及账户变更如何核实 Payment method (bank transfer, letter of credit) and who pays bank charges 付款方式（电汇、信用证）及银行手续费由谁承担
4. Quality and inspection 品质与检验 English 中文 Quality standard: matches the specification and the golden sample 品质标准：与规格书和封样一致 Buyer's right to inspect before shipment, and the AQL 买方出货前验货的权利及 AQL 标准 What happens if goods fail inspection (rework, who pays for re-inspection, refusal) 验货不合格怎么处理（返工、复检费用由谁承担、拒收） Test reports and certificates the seller must provide 卖方必须提供的检测报告和证书 No change of materials, parts or factory without written approval 未经书面同意，不得更换材料、零部件或生产工厂
5. After delivery 交货之后 English 中文 Warranty period and what it covers 质保期及保修范围 Defects found after arrival: how they are reported, by when, and the remedy 到货后发现的缺陷：如何反馈、反馈时限及补救方式 Responsibility for product safety and for meeting the rules of the market of sale 产品安全以及符合销售市场法规的责任
6. Designs and confidentiality 设计与保密 English 中文 Who owns the tooling and moulds, and where they are kept 模具归谁所有、存放在哪里 Your designs, logo and drawings are not used for anyone else 买方的设计、Logo 和图纸不得用于其他客户 Confidentiality and non-use (many buyers use an NNN agreement with Chinese factories) 保密及不得使用（很多买家与中国工厂签 NNN 协议）
7. Changes and disputes 变更与争议 English 中文 How order changes are agreed (in writing, signed by both) 订单变更如何确认（书面形式，双方签字） Cancellation, and events outside either side's control 取消订单，以及双方都无法控制的情况（不可抗力） Governing law and where disputes are decided (court or arbitration) 适用法律及争议解决方式和地点（法院或仲裁） Contract language, and which version applies if English and Chinese differ 合同语言，以及中英文不一致时以哪个版本为准 Signed and chopped by both sides 双方签字并盖章
8. Important 重要提示 English 中文 This checklist lists topics to agree. It is not contract wording and it is not legal advice. 本清单只列出需要谈妥的事项，不是合同条款，也不构成法律意见。 Have the final contract reviewed by a qualified lawyer before you sign it. 签署之前，请把最终合同交给合格的律师审阅。
想让我们替你和工厂谈妥？ 告诉我们产品。我们在中国的员工可以用中文和工厂确认规格、封样和包装，跟进生产并在出货前验货，我们给你英国到岸报价。