如何与供应商约定需求预测和分批下单
以书面约定区分计划估算、正式采购承诺和分批指令，并明确供应商在收到分批指令前可以承担哪些库存投入。提供预测前，先约定审批上限、下单内容和剩余库存处理办法。与 Cambridge China Bridge 商讨持续供货时，可使用这份清单。
将需求预测与投入授权分开
请供应商确认，预测用于计划，本身不授权采购材料、生产或发货。正式采购承诺应单独列明，包括供货计划中约定的最低总采购量。基本区别可参阅需求预测与正式订单清单；本指南重点说明如何管理分批指令和库存审批。
为预测标明日期、修订标识、产品规格和需求期间。约定更新版本如何替代旧估算，以及由谁接收。预测文件与订单审批应分开管理，并请供应商提出产能问题，不要将其确认收到预测视为开工授权。
明确每次分批指令的作用
明确分批指令是形成采购承诺、按已有承诺授权生产，还是要求交付已购买的库存。写清约定的确认步骤、授权联系人和回复渠道。要求供应商明确接受或提出修改，避免指令发出后无人处理。
每次指令应记录产品及规格修订标识、数量、约定的计价依据、交货地点、要求日期和付款触发条件。约定内容冲突时以哪份文件为准。整体条款可参阅框架供货协议。工厂以外的时间安排可参阅运输周期规划。
按阶段批准提前备货
将预留产能与采购材料、制造半成品、完成成品和发货的授权分开。每个阶段都应约定允许的数量和支出、授权到期条件、所需凭据，以及谁可以批准增加投入。要求供应商在超出上限前申请批准。
询问哪些材料可以用于其他客户，哪些仅适用于你的产品。批准新增采购前，记录现有库存，包括分包商持有的库存。通过最低起订量与打样指南核对批量限制，再约定较大的材料批次是共同使用、由供应商持有，还是明确批准由你承担费用。
约定保管和剩余库存处理办法
约定已批准库存存放在哪里、如何识别、由谁检查状态，以及你会收到什么库存报告。分别明确付款、所有权、损坏责任、保险、仓储费用和提货安排。如果货物存放于独立仓库，请取得这些安排的书面确认。
约定需求减少、设计变更和供货计划结束时的处理流程。要求逐项列明已批准采购、已用数量、剩余货物和成本凭据。明确可重复使用的材料、供应商退货、转售所得及已付款如何抵减拟议结算金额。约定处置审批，以及最终提货或结算流程。
再次下单前核对已承担的投入
核对最新预测、已确认的分批指令、交货记录、可用库存和已批准的材料投入。检查重复采购、过时规格，以及使用前就会过期的货物。向客户承诺交期前，请供应商解释差异并确认可用产能。
约定需求超过已批准产能或低于已承诺采购量时如何处理。批准变更前，记录加急费用、调整后的日期或库存结算安排。维护共享的决策记录，让采购人员和工厂计划人员依据同一份已批准方案工作。
常见问题
如何将供应商需求预测与订单分开？
请供应商确认预测的计划用途和审批上限。将采购承诺及分批指令单独记录，避免通过预测文件发出开工指示。
分批订单是授权生产还是交货？
应在安排中明确。分批指令可以要求生产、形成约定的采购承诺，或要求交付现有库存。写清其用途和确认步骤。
按预测备货后剩余库存由谁承担？
采购开始前就约定分担办法。拟议结算应对应已批准投入和有凭据的成本，并考虑可重复使用库存、退货、转售所得及已付款。
工厂采购的材料超过批准数量怎么办？
索取采购记录并与审批记录核对。将超额部分与已批准投入分开，在进一步批准备货前，明确约定超额部分的处理办法。