接受中国供应商退款前，应约定哪些付款条款？
接受和解前，应书面明确退款金额及币种、换汇日期与汇率、银行扣费承担方，以及足额到账期限。同时约定如何确认收款、如何补足差额。可请 Cambridge China Bridge 协助厘清供应商提出的退款付款条款。
将付款条款与和解金额一起写清楚
接受方案前，要求提供书面付款安排，列明买方、供应商、涉及订单、退款金额及收款账户。明确是现金退款，还是抵扣未来订单的货款。避免接受允许供应商自行将现金退款改为订单抵扣的方案。
关于争议本身，可参阅货物不符与索赔指南。本文重点是让约定退款实际进入你的账户。如果接受方案涉及放弃索赔，请顾问审阅相关措辞，并提出以足额到账作为结案条件。
确定币种及换汇方法
写明退款币种全称，并确认账户能够接收该币种。条件允许时，直接约定该币种的退款金额。如果需要换汇，应记录原始金额、兑换币种、换汇日期、指定汇率来源、汇率方向及舍入方法。收款银行如再次换汇，也要明确由谁承担相关影响。
避免使用“按当前汇率折合英镑”等模糊表述。接受方案前，要求确认换算后的退款金额。HMRC 发布用于关税和进口 VAT 的汇率；应另行明确和解款的换汇方法，不要假设海关汇率就是银行汇率。原采购币种的选择可参阅供应商报价币种指南。
明确银行扣费后的实收金额
明确约定退款金额是汇出金额，还是你必须实际收到的净额。如果约定净额退款，可要求供应商承担汇出行、中间行及收款行费用。在依赖付款安排前，向银行确认可用汇款路径及费用承担指示。
加入差额补付安排，明确如何提供扣费凭证、由谁补足差额，以及补付款的到账期限。如果中间行仍可能扣款，仅写“供应商承担费用”并不够。付款方式可参阅供应商付款指南。
约定到账期限
写明足额退款必须在指定日期、时间及时区之前进入你的账户并可使用。将到账期限与供应商向银行提交汇款指示的日期区分开。要求供应商预留银行处理及假期所需时间，避免仅承诺在期限前汇出。
如果分笔支付，应列明每笔金额及到账期限。约定供应商何时提供汇款信息、由谁追查延迟付款，以及何时向你更新进展。避免接受“银行批准后退款”等没有期限的承诺，先要求提供明确日期的付款计划。
依据自己的账户记录确认收款
要求提供汇款参考编号、付款人名称、金额、币种及汇出日期。如果付款人出乎预期或账户资料发生变化，通过原先已知的联系渠道核实。汇款凭证有助于追踪付款，但确认入账金额及资金可用状态，应以你自己的银行记录为准。
指定负责核对入账与和解金额、并发送书面收款确认的人员。如果到账不足，仅确认实际收到的金额，并列明尚欠差额。将和解文件、汇款凭证、银行入账记录及往来信息一起保存；记录匹配可参阅退款核对指南。
常见问题
中国供应商应该用英镑退款吗？
约定你的账户能够接收的币种。如果原退款以其他币种计算，而你选择收取英镑，应在接受方案前确定换汇方法及最终退款金额。
供应商退款的银行费用由谁承担？
需要明确协商。如果你要求净额退款，可要求供应商承担汇出行、中间行及收款行费用，并约定如何补足扣费造成的差额。
银行汇款凭证能证明退款已经到账吗？
汇款凭证可用于追踪付款。确认全额收款前，应核对自己的银行记录，确认入账币种、金额及资金是否可用。
供应商退款少于约定金额怎么办？
记录实际到账金额，取得扣费凭证，并按约定的差额补付条款要求支付余款。收款确认应仅针对实际收到的款项。