如何约定采购原始记录的查阅与交付
开展工作前，将记录查阅与交付写入委托说明，明确提供工厂回复及附件、完整报告、原文文件、对应译文和持续更新的文件目录。约定在相关审批前交付资料，并在结束时提供可下载的归档文件。可与 Cambridge China Bridge 商定这些安排。
将记录交付写入委托范围
要求将书面记录交付清单附在委托说明中，明确谁收集文件、谁交付，以及贵公司由谁接收。约定工作期间的查阅安排、相关审批前的交付要求，以及正常结束或提前终止时的归档交付。关于采购合作安排的其他问题，可参阅采购代理比较指南。
分别约定接收副本与使用、转交文件的权限，确认同事、实验室、合规顾问或接替的采购服务商是否可以接收。接受委托说明前，明确保密限制及拟遮盖的内容。工厂如拒绝提供所要求的记录，应要求书面列明例外情况，再决定是否继续。
明确原始回复与完整报告的范围
要求工厂回复附带对应问题、发件人身份、日期及附件。范围应包括拒绝事项、附加条件、更改后的答复和未解决的问题，不能只提供支持推荐供应商的回复。即时通讯记录可约定以可读的导出文件或保留上下文的截图交付。
要求提供完整的验厂、验货及实验室报告，包括附件、照片、发现的问题和适用限制。修订报告应与被替换的版本一并保存。摘要应注明来源报告，并说明省略了哪些内容。可用验货报告阅读指南评估结果，收到文件本身不应视为接受货物。
保留原文并对应译文
将原文记录定义为从出具方收到、未经改动保存的文件或消息。能够取得正式文件时，应要求交付该文件，而不只是裁剪图片或重新录入的摘录。区分电子副本与纸质原件，并另行约定纸质原件的交付。
约定哪些文件需要全文翻译，哪些可以提供明确标注的摘要。每份译文应对应原文文件及修订版本，注明翻译和复核人员，并标出含义不清的表述。保留测量数据、附加条件及排除事项。审批相关规格前，应解决差异；可参阅翻译图纸审批指南。
在委托过程中持续交付文件目录
使用可下载文件的共享文件夹，并提供贵公司能够自行保存的文件目录。为每份记录设置固定编号。目录应列明名称、出具方、日期、工厂、产品或批次、修订版本、语言、译文链接、文件位置及审核状态。明确标注缺失、已索取及已被替换的记录。
约定交付节点，包括供应商比较、样品审批、生产变更、验货结果及发货决策。文件到达或更改时更新目录，并在请求审批前交付相关记录。指定负责追补缺件的人员。将资料交付状态与贵公司的批准、拒绝或要求澄清的决定分别记录。
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测试查阅权限并约定结束交接
委托说明可写为：“在委托过程中持续交付约定的原始记录及更新后的目录，并在相关买方审批前提供。保留原文与译文的对应关系及已被替换的版本。记录无法取得的文件、原因和待回复请求。正常结束或提前终止时，提供可下载的归档文件，并事先约定查阅安排。”
通过打开文件、检查译文链接和下载归档文件测试查阅权限。约定结束后由谁维持访问、文件保留多久，以及如何追补缺件。英国政府进口指南要求保留商业发票和海关文件，包括进口 VAT 证明。归档时应便于识别这些资料；具体装运清单可参阅清关文件指南。
常见问题
可以要求提供工厂原始回复吗？
可以在交付范围中写明工厂回复、对应问题、发件人资料及附件，也应包括拒绝事项和附加条件。开展工作前，先解决拟因保密而排除的内容。
只有采购摘要够用吗？
摘要可用于查找资料。应约定能够取得底层回复和完整报告，以便在审批前核对上下文、适用限制及未解决的问题。
应该同时收到中文原文和译文吗？
应要求同时交付，并通过文件编号及修订版本建立对应关系。明确哪些需要全文翻译，清楚标注摘要，在相关审批前解决含义不清的表述。
采购文件应在什么时候交付？
约定在工作过程中持续交付，并在相关审批前提供资料。保持目录更新，在正常结束或提前终止时取得可下载的归档文件。