如何约定生产超产、欠产及数量审批
按每个款式、颜色和尺码写明订购量及可接受的数量上下限，另行约定多余产品和短缺的处理办法。明确范围内的产品能否直接装箱，还是仍须书面放行，并在开票前批准金额调整。可用这份数量表向 Cambridge China Bridge 说明要求。
按每个产品规格约定数量范围
在订单中附上数量表，逐项列明产品编号、颜色、尺码、规格版本和目的地。每行分别填写订购量、最低及最高可接受数量，并明确是否必须严格按订购数量交付。避免只对订单总量设范围：某个畅销颜色多做了，不能掩盖另一个颜色的短缺。
明确按单件、完整套装还是销售包装计数。若采用比例范围，应写明计算基数和取整方法，并在生产前换算成整件数量上下限。说明不同规格能否相互抵补，以及不足整箱的产品如何处理。将数量表与产品规格书关联。
区分允许生产与批准交货
分别约定允许多生产、允许交付和允许收费的条件。明确范围内的合格产品能否直接放行，还是须由买方批准最终数量。数量验收与质量验收应分开：不合格品、未完工产品和样品，除非另有明确约定，不应计入已接受的交货数量。
要求卖方确认数量表，并删除报价单或订单确认书中与其冲突的表述。约定后续变更如何记录，以及由谁批准。其他订单文件的核对可参考采购订单与供应商条款。
提前约定多余产品和短缺的处理
对多余产品，提前选定允许的处理方式：经批准后购买、单独存放等待决定，或按约定处置。明确生产、仓储、搬运和处置费用由谁承担，以及暂存是否形成购买承诺。带品牌的产品还应约定转售、捐赠、包装使用和去除品牌标识的限制，并要求提供按约定处理的凭证。
对欠产，要求工厂在装箱前按规格报告短缺，并提出处理方案。决定接受减量交货、要求补足，还是批准分批出货。放行前确认调整后的付款、交期及额外运输费用。不要仅为凑足订单总量而允许不同规格相互替代。采购服务的进展更新安排见如何约定采购服务的汇报期限。
设置装箱和开票前的暂停点
要求按规格提供最终核对表，列出订购量、合格完工量、不合格量、拟装箱量及留存的多余数量。必要时索取计数记录和照片。约定在指定买方审批人书面放行前，暂停最终出货装箱和开票。验货通过本身不应作为数量变更的批准。
可写入订单：『出货装箱前，按规格报告最终数量。指定买方审批人书面放行前，暂停装箱和开票。未经该放行，不得跨规格抵补或装入多余产品。未获放行的库存须单独标明。数量、费用或交货安排的拟议变更须提交审批。』通过订单及付款审批制度明确审批人。
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核对获批货物及收费
记录批准日期、审批人、数量表版本、放行数量和约定费用。将最终装箱单及发票与放行记录核对，包括获批但不收费的额外产品。对接受的短缺，约定是减少发票金额，还是另行记录尚待交付的数量。箱号和规格标识可参考装箱单指南。
若 UK 卖方开具完整 VAT 发票，HMRC 要求逐项列明数量信息。将发票核对与商业审批流程一并执行。若批准后的装箱数量发生变化，应暂停发货，取得新的放行记录后再更新文件。
常见问题
应该接受多大的超产范围？
先要求工厂解释生产工艺上的需要，再结合需求、仓储能力和预算确定范围。按规格记录上下限，并明确范围内交货是否仍须书面批准。
多做的颜色能抵补缺少的尺码吗？
应约定不同规格不得相互抵补，除非你批准新的数量组合。即使订单总量相符，也要逐项检查是否符合各自的上下限。
多生产的产品必须全部购买吗？
生产前约定处理方式，明确多余库存是否需要单独的购买批准、能否暂存且不形成购买承诺，或按约定方式处置。
什么时候批准最终数量？
要求在出货装箱和开票前提供按规格划分的最终数量。书面放行应注明获批数量和费用；数量变化后，应重新审批。