英国企业应保留哪些进口记录应对HMRC检查？
按每批货物建立档案，将报关单及申报商品项与发票、估价计算、付款记录、运输凭证和后续更正关联起来。海关记录须保存四年，VAT业务记录通常至少保存六年。需要补齐工厂端资料时，可联系Cambridge China Bridge。
先建立货物档案索引
我们的英国清关文件指南说明了清关时需要哪些文件。为方便日后检查，另建索引，列出货物批次编号、报关编号、申报商品项、供应商发票、采购订单、运输单据编号，以及各项凭证的存放位置。
向报关代理索取实际提交的报关单、放行确认及后续往来文件。指定企业内部负责人收集缺失资料，并将文件下载到自己的档案中，避免更换代理或失去平台访问权限后无法查阅。
将申报商品项与凭证逐项关联
用核对表将每个申报商品项与对应的发票明细、产品规格、装箱单和收货记录关联起来，注明分配给该项的数量和金额。发票涉及多批货物，或同批货物来自不同供应商时，应明确列出分配依据。
将采购订单、约定规格、供应商往来记录、发票、贷项通知单和付款凭证放在一起。发票金额与付款金额不一致时，说明是否涉及订金、尾款或抵扣，并将解释与凭证一同保存，避免依赖员工记忆。
保存估价计算及运输记录
保存从发票金额推算到申报海关价值的计算表，并为每项调整关联原始凭证。资料可包括运费及保险费发票、模具记录、分摊计算和所用汇率。我们的海关估价指南说明哪些费用应计入计算。
将运输单据与货物批次关联，并用仓库收货记录核对装箱单。短缺、破损或分批到货时，保存照片、承运人往来记录及收货说明。出现短装时，可结合短装货物处理指南查阅原始报关档案。
更正错误时保留原始版本
放行后，海关申报服务中的进口报关单不能通过申报软件修改或取消。请报关代理根据具体错误确认适用的HMRC更正途径。在档案中替换发票，只代表文件发生变化，不能据此确认报关单已经更正。
保留原始报关单和发票，再加入修订文件及注明日期的变更记录。写明改动内容、原因、发现人、涉及的报关编号和申报商品项，以及税额差异。保存提交凭证、收件确认、处理决定和补税或退款凭证，并请会计另行评估对VAT的影响。
确定保存期限并测试能否调取
HMRC要求向其申报的贸易货物记录保存四年。用于VAT的业务记录通常至少保存六年。海关与VAT资料合并归档时，按适用的较长期限保存，并核实所用海关程序或产品文件是否另有保存安排。
在HMRC检查前，抽取一批货物，从采购订单依次追溯到付款、申报、收货和更正。为被要求提供的文件编制索引，解释尚未解决的差异，并明确标注缺失凭证。保留所提交资料及附函的副本。
常见问题
英国进口记录要保存多久？
HMRC要求申报贸易记录保存四年，VAT业务记录通常至少保存六年。合并档案按适用的较长期限保存，并核实海关程序或产品文件是否另有要求。
应对HMRC检查，只保留供应商发票够吗？
建议同时关联报关单、估价计算、付款记录、装箱单、运输单据和收货记录。仅凭发票无法解释分摊、调整或后续更正。
进口记录都在报关代理那里怎么办？
索取实际提交的报关单、放行确认和更正往来文件，将副本与企业自己的货物索引及支持凭证一同保存，确保能够调取完整记录。
进口档案里的错误发票应直接替换吗？
保留原始发票，另加更正版本及注明日期的解释。将两个版本都关联到受影响的报关单，并保存更正提交凭证及处理结果。