中国采购货物进入自由港后要保留哪些记录？
获授权的自由港企业须保留可追溯货物、海关状态、加工、流转及程序解除情况的记录，场所运营方则保存到货与离场证据。企业记录须在货物解除程序后至少保留5年。请与 Cambridge China Bridge 约定工厂单据的交接安排。
先约定各方负责哪些记录
获授权自由港企业的库存台账与海关场所运营方的流转记录应相互衔接，但用途各有侧重。运营方须保存电子记录5年，并在 HMRC 或英国边境执法部门要求时提供。提前约定谁提供资料、谁更新记录，以及如何处理差异。
发货前，明确对货物负责的获授权企业，并与运营方及报关代理约定共同使用的货物批次编号。可参考采购代理、货代与报关代理的分工，厘清采购、运输与申报职责。请 Cambridge China Bridge 的中国团队协调工厂货物描述与外箱标记，使其相互对应。
明确货物身份与海关状态
HMRC 的企业记录清单包括负责企业的授权编号、进入及解除程序的申报、相关文件索引、包装标记、识别编号、数量、货物描述及适用的集装箱资料。还包括货物位置、流转情况及海关状态，包括货物属于英国货物还是非英国货物。
将每笔库存记录关联到工厂发票、装箱单及运输单据。海关状态与工厂所在国家应分开记录，不要用供应商地址代替状态栏。基础运输单据可参考英国清关文件指南。采用账务分离时，HMRC 还列明货物类型、海关状态及适用情况下的原产地。
保留操作与加工的追溯链
记录常规操作及其导致的税则归类或估值变化。加工记录应包括分配日期、加工期限、产出率及任何等同替代安排。HMRC 要求完整的加工审计轨迹，从货物进入程序开始，直至加工后货物离开程序或转入该程序下的储存，包括数量、海关价值与商品编码。
将工厂零部件与加工后的产品关联，不要直接覆盖原来的入库描述。保留投入、产出与差异的核对记录，并记录丢失或损坏的货物。对于自由港海关程序下的加工，HMRC 不要求提交程序解除结算单，但仍须保留完整审计轨迹。
记录流转并提供离场依据
运营方的到货记录包括运输编号、海关程序及手续、申报、到货日期与时间、商业编号、包装、描述、集装箱标记、重量、车牌及收货企业。需要到货通知时，运营方还须保存通知内容及收到通知的日期与时间。约定可与库存记录核对的收货确认方式。
离场前，向运营方提供通知及证明此次移出符合允许情形的证据。证据可包括放行信息、已放行申报、相关授权，以及说明目的地和移出原因的商业文件。运营方保存通知、证据、通知时间与企业资料，适用时还保存报关代表资料。企业记录也应涵盖发往其他自由区及从其他自由区收货的情况。
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结清库存记录并保留证据
保存申报及支持文件索引，以说明各批数量如何进入程序，以及如何解除程序。适用时记录权利与义务转移，并保存 HMRC 要求的其他资料。货物为出口而移出时，必须向运营方提供相应证据。实际核对时，不宜仅凭配送预订就结清库存记录。
企业记录须在货物解除程序后至少保留5年。为每笔已结清记录注明解除日期，并约定更换运营方或报关代理后仍可查阅资料。抽查是否能够调出某批货物的完整历史。整体进口流程可参考英国清关指南。
常见问题
自由港运营方能代我们保存记录吗？
HMRC 允许运营方让场内企业直接更新运营方记录。应约定访问权限与职责，同时确保企业自身的库存及加工审计轨迹仍可查阅。
自由港库存记录要保存多久？
企业记录须在货物解除程序后至少保留5年。HMRC 另外要求运营方保存电子记录5年。
自由港加工需要提交程序解除结算单吗？
对于自由港海关程序下加工的货物，HMRC 不要求提交该结算单，但企业记录仍须包含完整的加工审计轨迹。
货物离场前运营方需要哪些证据？
需要通知及证明此次移出符合允许情形的证据，可包括放行信息、已放行申报、相关授权，以及说明目的地和移出原因的商业文件。