应对HMRC检查，进口记录该留哪些？
建议按每批货物建档，把已提交的申报单与采购订单、发票、付款凭证、运输单据、估价计算及给报关代理的书面指示关联保存。修改记录和差异说明也放入同一档案。收集工厂端资料的安排，可与Cambridge China Bridge 沟通。
从实际提交的申报单开始
向报关代理索取已提交的申报单及其编号，不要只保存代理账单或申报草稿。后续修改、解释修改原因的往来记录及处理结果也应归档。用申报编号把这批货物与采购和会计记录关联起来。
清关文件指南介绍了基础单据。这份检查档案还建议附上简明索引，注明各项文件的位置，以及由谁核对过申报单与这些文件是否一致。
保存申报价值背后的依据
保存注明日期的估价计算表，并关联每项调整所依据的发票和协议。包括运费及保险账单、模具发票、分摊计算和采用的货币换算。海关估价指南解释了哪些项目应计入计算。
把供应商报价、采购订单、合同变更以及折扣或贷项说明与计算表一起保存。如果收款方与开票供应商不同，保留书面解释及相关往来记录，避免检查人员只能自行推断两者的关系。
保留代理授权和报关指示
HMRC要求以书面形式确认代理条款，并保留协议副本。书面指示必须说明代理采用直接代理还是间接代理。有关选择，请看委任报关代理指南。
除委任协议外，也建议保存每批货物的具体指示。记录你提供的产品描述、商品编码、原产地、估价计算、拟采用的海关程序，以及关税和VAT处理安排。保留提问、答复和批准记录，让档案能说明代理当时收到了哪些信息。
关联采购、付款和收货记录
制作核对表，让同事能从申报单查到供应商发票、采购账簿记录及银行付款。分别注明订金、尾款、贷项和银行手续费。解释发票金额与实际汇款金额之间的差异。
遇到分批发货或合并支付多张发票时，记录各笔金额如何分配。把装箱单、运输单据与收货记录关联，并说明短缺或替换情况。关税和进口VAT记录也放入该批货物的档案，不要只留在代理邮件文件夹里。
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确定保存期限，并测试能否调取
HMRC的一般贸易指引要求申报货物的记录保存四年，并说明VAT记录应至少保存六年。兼作VAT依据的文件，不应套用较短的海关保存期限；使用特殊程序或授权时，还应核对相应的保存条件。
保留自己能够调取的副本和备份。测试同事能否在不询问原采购人员或代理的情况下，找到完整的货物档案。记录尚未补齐的资料，并趁供应商和代理仍能解释交易时索取缺失文件。
常见问题
应对HMRC检查，只留报关代理账单够吗？
建议同时保留已提交的申报单及该批货物的支持资料。代理账单本身无法说明申报内容、你给出的指示，以及海关估价如何计算。
英国进口记录应保存多久？
HMRC的一般指引规定，申报货物的记录保存四年，VAT记录至少保存六年。确定销毁日期前，还应核对特殊程序的条件。
给报关代理的邮件需要保存吗？
建议保存包含指示、估价依据、提问、批准或更正内容的邮件，并按货物归档。书面代理协议也要保留。
怎样把供应商付款与进口申报单关联起来？
用货物索引关联申报编号、采购订单、发票、账簿记录和银行付款。注明订金、合并付款、贷项及金额差异的原因。