采购展会中如何分配团队工作
由采购人员负责供应商洽谈及跟进，技术人员负责规格问题和资料核查，商务人员负责商业判断和审批边界。每天核对共享记录，再把有资料支持的具体任务交给英国同事。Cambridge China Bridge 可通过自有中国团队协调这些工作。
出发前明确职责和权限
向参展团队和英国同事说明采购目标、规格版本、可接受的替代方案，以及需要审批的决定。为每场供应商洽谈指定负责人和替补人员。提前约定谁可以索取样品、讨论条款或批准支出，并确认英国决策人员何时可以参与。
技术需求可按产品规格指南准备。下表划分的是收集信息和解决问题的责任，并不代表参展人员可以自行下单。
| 岗位 | 负责事项 | 向同事提供的结果 |
|---|---|---|
| 采购 | 洽谈议程、供应商身份、报价请求及跟进 | 可比较的报价、供应商疑问及后续任务 |
| 技术 | 规格适配、样品观察及证明资料请求 | 规格偏差、缺失资料及建议核查事项 |
| 商务 | 客户需求匹配、到货成本假设及审批边界 | 商业判断、优先事项及待审批决定 |
每场洽谈都指定负责人
采购人员先介绍采购需求，再把问题交给相关同事，结束时复述所需资料。技术人员询问材料、结构、性能和现场展示的具体型号。商务人员澄清目标客户、报价范围、保修支持和成本假设。如果有人兼任多个岗位，应记录当时承担的职责。
指定记录人员，让洽谈负责人专心听取答复。离开展位前，确认供应商由谁发送哪些文件或报价、发给谁，以及约定的期限。明确表达当前内容属于询问、暂定意向还是已批准的决定。
建立供应商共享记录
为每家供应商建立共享记录，并分别记录不同产品配置。填写公司及联系人名称、展位位置、洽谈日期、参与人员、型号、规格版本、报价范围、样品标识和文件链接。趁产品还在眼前时标注照片。把供应商说法、团队观察和已核实结论分开记录。
把未回答的问题、报价排除项和替代方案放在报价旁边，不要埋在聊天记录里。供应商例外事项指南说明了具体记录方法。商用照明指南解释了资料为何需要对应具体配置；在展会上，由技术负责人把对应情况记为已核对、待解决或不适用。
每天结束时共同核对
发送后续指示前，团队共同检查共享记录。合并重复的供应商条目，补齐文件，解决对报价或承诺的不同理解。采购人员核对报价范围，技术人员检查规格偏差和资料缺口，商务人员判断该机会是否仍符合采购目标。
为每个机会标明状态：继续、等待资料或停止跟进。把每项未完成任务交给具体人员，并约定期限。如果记忆有冲突，应保留不确定性，请供应商书面澄清。不要把积极的洽谈总结当成技术批准。
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向英国同事交接待办决定
向英国同事发送决策简报，并链接供应商记录：建议是什么、原因是什么、还有哪些不确定事项、需要作出什么决定，以及后续任务由谁负责。附上当前规格、报价、样品照片、已收到的资料和未答复请求。明确标出已作出的承诺及其审批记录。
请接收人员确认承担的任务，并确认能打开文件。通过约定的联系人与供应商沟通，避免并行请求互相矛盾。行程结束后的持续责任交接，可参考人员变动交接指南。Cambridge China Bridge 的中国团队可在当地跟进，英国同事按约定保留相关审批决定权。
常见问题
采购展会上的供应商洽谈应由谁主持？
通常由采购人员主持议程并负责跟进，技术和商务同事负责各自领域的问题。提前指定洽谈负责人；如采用不同安排，应记录清楚。
供应商共享记录应包含什么？
供应商及联系人身份、产品标识、规格版本、报价范围、样品及文件链接、未回答的问题、决定和具体任务。把供应商说法与已核实结论分开。
团队每天晚上应核对什么？
核对重复记录、冲突笔记、缺失文件、规格偏差、报价排除项和供应商承诺。确定继续、等待还是停止，再分配未完成任务。
如何把展会上找到的供应商交接给英国同事？
发送建议及支持文件，列明未解决问题和所需决定。指定英国任务负责人，约定期限，并请对方确认接受任务且能打开文件。