中国进口产品数据：企业管理系统录入清单
先录入经批准的产品和供应商资料，把内部货号与工厂零件号、规格版本、包装换算及采购数量规则关联起来。另行设置实际收货批次和放行状态字段，再测试从采购订单到库存入账的流程。Cambridge China Bridge 可协调工厂资料交接。
准备经过审批的数据交接文件
按企业系统的字段名称建立共用导入模板。由工厂提供自身编号和包装资料，采购确认商务条款，技术人员批准规格，仓库确认收货单位。为每个字段指定买方负责人，并记录审批所依据的资料。
把可重复使用的主数据与订单、收货记录分开。产品和供应商主数据说明可以买什么、向谁采购；采购订单记录经批准的交易；收货记录反映实际到货。录入前，按下表确定各字段应放在哪类记录中。
| 记录类别 | 需要准备的字段 | 审批检查 |
|---|---|---|
| 产品主数据 | 内部货号、品名、款式、库存单位、启用或停用状态 | 每条记录都能明确识别对应的库存产品 |
| 供应商主数据 | 供应商代码、销售主体、生产厂址、联系人、批准状态 | 区分销售方与实际生产地点 |
| 供应商与产品关联 | 内部货号、供应商代码、供应商零件号、批准的规格版本 | 由工厂确认产品对应关系 |
| 规格资料引用 | 规格、图纸、BOM、包装设计稿及留样编号 | 链接能够打开经批准的版本 |
| 包装单位换算 | 采购、库存及销售单位；包装内容；换算系数；外箱尺寸及重量 | 仓库与采购确认换算方向 |
| 采购默认值 | 币种、计价单位、约定最低订购量、订购倍数、交货条款、生效日期 | 默认值与批准的报价及包装版本一致 |
| 采购订单明细 | 产品、供应商零件号、版本、数量、单位、价格及交货要求 | 已发出的订单明细保留批准时的内容 |
| 收货及批次记录 | 订单明细、实际工厂批次、买方批次编号、数量、单位、库位及放行状态 | 实际收货数据与计划数据分开保存 |
关联产品编号与规格版本
内部货号、供应商零件号和条码分别设置字段。供应商零件号应归属于对应的供应商记录，因为不同工厂可能使用相同编号。编号按文本保存，避免丢失开头的零。明确关联各销售款式和包装形式；编号分配及扫码检查见条码验证指南。
将供应商与产品关联记录连接到批准的规格版本及配套文件。组装产品应关联批准的BOM，避免把零件描述复制到不受版本控制的备注字段中。明确哪些变更需要新建货号或版本。已发出的订单应保留当时的规格版本，防止后续主数据修改覆盖采购历史。
批准包装换算与采购数量规则
先确定库存单位，再定义采购和销售单位如何换算为库存单位。明确报价按单件、套装、内包装还是外箱计价。写明包装内容和换算方向。混合款式组合应与装有相同产品的整箱分别处理。
将约定最低订购量、订购倍数和本次订单批准数量分别记录。注明最低量按款式、产品还是合并订单计算。确认系统是否自动按整包装向上调整数量，并在审批前检查最终采购量。记录包装变更的生效日期，保留未完成订单原有的换算关系。
批准供应商资料与采购默认值
分别记录销售主体、生产地点、业务联系人和批准状态。按约定报价录入批准的币种、计价单位、交货条款、付款条款及交货计划依据。由采购负责在再次使用前复核默认值。收款资料变更应走财务审批流程，与工厂上传产品资料分开。
进口申报需要使用商品编码。实际交接时，建议保存确认适用的英国商品编码，以及分类依据、复核人和复核日期。同时保留产品材料、用途和原产地资料，便于核对。报关数据应与内部产品代码及供应商代码分开。
设置实际批次与收货记录
下单前配置收货字段，但实际批次编号应依据货物及出货记录填写。记录采购订单明细、工厂批次、买方批次编号、实收数量、单位、库位及检验状态。允许按不同批次和分批到货分别收货。隔离库存应在获授权人员记录放行后，才可分配使用。
约定各收货字段由哪些工厂及仓库文件提供。按多货号装箱单指南核对箱内货物，并将验货资料关联到其覆盖的批次。零件和客户交付的关联方法见批次追溯指南。订单编号不应代替实际生产批次。
重复采购前测试数据交接
在测试环境中导入有代表性的已批准记录。建立采购订单，核对发给工厂的品名和规格版本，按采购单位收货，再检查换算后的库存数量。测试应包括分批次收货、短交及隔离货物。确认按约定单位计价的发票与订单匹配，并检查停用产品无法再次下单。
采购、技术、财务及仓库解决差异后，再批准正式导入。保留批准的导入文件、字段对应表及变更记录。Cambridge China Bridge 的中国员工可通过现有供应商支持、制造企业采购支持或自有品牌采购支持协调工厂资料；系统记录由买方企业批准。
常见问题
可以把工厂零件号直接作为系统内部货号吗？
建议保留内部货号，再通过供应商记录关联工厂零件号。这样更换供应商或不同工厂使用相同编号时，仍能保持库存产品身份清晰。
整箱采购数量应怎样录入系统？
先定义库存单位和采购箱内的产品数量，再批准换算关系。发出订单前检查计价单位及自动取整规则。包装改变后，保留原订单采用的换算关系。
规格版本变更需要新建货号吗？
由技术和仓库共同决定。不同版本需要分别存放、拣货或销售时，使用独立库存货号。其他情况下，也应在订单和实际批次记录中保留批准的规格版本。
货物到达前可以录入批次号吗？
可以提前配置字段。实际工厂批次依据确认的生产及出货记录录入，到货后再次核对。临时编号应明确标记，并与已确认批次分开。