中国进口：商品编码与海关估价主数据管理
建立受控产品台账，将每个产品版本与已批准的商品编码、归类证据、估价处理和进口主体关联。向所有报关代理发出相同的已批准指令，核对实际申报，并将变更交由指定人员审核。与 Cambridge China Bridge 约定工厂证据和出货交接安排。
明确台账负责人和审批权限
指定海关主数据负责人，以及采购、财务和合规部门的审核人员。采购团队可以提出变更，但仅限获授权人员批准和发布。为记录标明草稿、已批准或已停用状态，并保留生效日期和变更历史。这些是建议采用的内部控制措施，并非规定的台账格式。
委托报关代理并不免除企业对海关申报进行尽职核查的责任。先将现有产品记录与所有代理提交的申报进行比较。把编码冲突、无法解释的估价处理和不明确的进口主体列入待审清单，审核后再将现有记录确认为已批准。
记录每项决定背后的产品事实
以企业内部产品编号和规格版本识别每条记录，并将供应商货号、代理使用的货物描述与其对应。不要仅因商品名称相同就合并不同款式。归类决定可参考商品编码指南，进口安排可参考进口主体指南。
将证据与已批准字段一并保存，让审核人员能够还原决定过程。记录批准人，以及决定适用的产品、主体和出货安排。下表列出建议字段，用于把产品证据与报关指令连接起来。
| 记录类别 | 已批准字段 | 支持证据 |
|---|---|---|
| 产品身份 | 内部编号、供应商货号、版本、材料和功能 | 规格、图纸、照片和工厂确认 |
| 商品归类 | 商品编码、判断依据、适用范围和复核日期 | 税则条文、相关注释及适用的裁定 |
| 海关估价 | 估价方法、计入项目、扣除项目和分摊方式 | 合同、模具发票和已批准的计算记录 |
| 进口主体与代理 | 进口法人主体、海关注册识别号、代理方式和获授权联系人 | 主体资料、书面授权和指令版本 |
| 控制历史 | 状态、批准人、生效日期和被替代版本 | 变更申请、审核决定和代理确认 |
将估价处理与每批费用分别管理
在台账中保存已批准的估价方式，再根据当批发票和费用计算申报价值。记录模具、包装、运费、保险及相关特许权使用费的处理方式，包括各项金额是否已包含在货价中。保留分摊计算，并跟踪各批货物的模具费用分摊。海关估价指南说明哪些项目应计入。
由财务负责识别货物发票之外的付款。核对模具费用分摊是否符合已批准的依据，并审核预计生产数量的变化。将发票币种、适用的 HMRC 海关汇率和换算过程保存在当批记录中。一致性是对可比交易采用相同的已批准方法，而非要求每批申报价值相同。
向所有代理发出相同的已批准指令
报关代理没有您的书面指示，就不能代表您办理报关。请向报关代理确认应如何记录直接代理或间接代理安排。查阅报关代理授权指南，然后将每家报关代理的授权与进口主体及已批准的指示文件包关联起来。将登记表摘录与货运文件及估价计算资料一并纳入该文件包。
约定代理在申报前提出差异，并将偏离指令的建议交给指定审核人员。要求代理确认指令版本，回传已提交的申报、申报编号和修改记录。安排英国清关与配送时，明确谁提供产品证据、谁批准海关处理方式、谁发出申报指令。集装箱采购计划也应沿用相同的交接安排。
核对申报并审核变更
将已提交的申报明细与产品版本、采购订单和当批估价计算对应。逐项比较商品编码、进口主体、币种、计入项目和海关申报价值是否符合已批准指令。具体检查可参考代理申报核对指南。按产品和代理记录缺失申报及差异，指定负责人并保存处理结果。
材料、功能、供应商、模具、特许权使用费、交易安排、进口主体和税则发生变化时，应交由审核。保留旧版本，让历史申报能够追溯。发现错误后，识别受影响的申报，并与代理和合规负责人商定更正路径；仅更新台账并不能解决此前的申报。发布已批准变更，取得代理确认，并核对后续申报。
常见问题
所有报关代理都可以使用相同的商品编码吗？
对于相同产品版本和进口情形，向所有代理提供已批准编码及支持证据。如有分歧，应在申报前交由海关主数据负责人审核。
每个产品是否应保存固定的海关申报价值？
保存已批准的估价方法和计入项目处理方式。每批按实际发票及费用计算，保留计算过程，并检查相关金额是否已经包含在货价中。
谁应批准海关主数据变更？
指定海关主数据负责人。采购提供产品事实，财务核对估价输入，合规审核海关处理方式。仅限获授权的批准人员发布变更。
代理使用了不同的海关数据怎么办？
将已提交申报与当时已批准的指令版本比较。记录原因，识别其他受影响批次，并与代理和合规负责人商定必要的更正。