中国采购发票如何匹配并审批付款
将每项发票明细与已批准的采购订单，以及约定付款节点所需的证据匹配。核对各批货物数量、此前付款和贷项，处理差异，并独立核实收款账户变更后，再由财务批准付款。与 Cambridge China Bridge 合作采购时，可采用这一流程。
明确匹配记录和审批责任
建立匹配台账，按发票明细和付款节点分别记录。列明采购主体、合同卖方、采购订单编号及已批准版本、产品规格、计量单位、数量、币种、单价，以及单独批准的费用。关联发票编号和日期、批次或货运标识、证明文件及审批状态。无法对应订单的明细，应要求更正文件。
由采购确认订单授权和变更，质量人员批准验货放行，收货人员记录到货情况和货物状态，财务核对金额并批准付款。将经办与审批分开，供应商银行资料维护也应如此。按照本机构制度设定审批权限和差异处理责任人，并参考订单责任分工指南明确决策归属。
按约定付款节点匹配证据
在已签订的订单中，记录每个约定付款节点所需的证据。到货前付款，应有对应的已批准阶段证明；货物尚未到达时，不要制作收货记录。如果收货或验收属于付款条件，应在取得相应记录前保留该节点的未完成状态。下表提供证据分类建议，不设定付款条款。
将验货报告关联至明确的批次，并保存有权人员作出的放行决定，包括尚未关闭的附带条件。报告显示通过，并不等于已批准付款。货物和文件本身的检查，可参考支付尾款前的检查指南。
| 付款节点 | 匹配证据 | 审批控制 |
|---|---|---|
| 下单或生产阶段 | 已批准订单、付款申请及约定阶段完成证明 | 采购确认节点和金额均已获授权 |
| 验货或出货放行 | 批次标识、验货报告、已批准放行决定及订单要求的货运文件 | 质量人员确认放行范围并记录未解决条件 |
| 收货或验收 | 发票明细、货运标识、收货记录及约定的验收记录 | 收货人员区分已接受、损坏、拒收及尚未到货的货物 |
| 财务批准 | 已匹配明细、此前付款、贷项、差异处理审批及已核实收款资料 | 财务批准证据支持的金额并记录付款编号 |
核对分批交货和数量差异
将每批交货分配至对应的采购订单明细和发票明细。订购、放行、发运、收到、验收接受、开票及已付款的数量或金额，应分别记录，并保留每项订单明细的未结余额。明确核对计量单位，尤其是发票按箱计量、收货记录按单件计量时。持续整柜采购可通过整柜采购服务约定共用台账。
将本次付款申请与累计开票、已付款及贷项核对，防止同项款项重复支付。分别记录短缺、超量、损坏和拒收货物，明确责任人及解决办法。需要时要求更正发票或取得双方同意的贷项，不要自行改写供应商发票。把配送中心交货证据附在收货记录中，不要将签收等同于接受全部货物。
将差异移出自动付款流程
标记订单授权缺失、价格或币种差异、无依据费用、重复发票编号、放行记录缺失及数量争议。跨形式发票付款申请、商业发票和替代发票查重，也要留意编号被修改的文件。将受影响的付款申请设为内部暂停付款状态，交由指定责任人按协议处理，并记录原因、证据、决定及批准人。
差异处理审批应注明受影响明细、批准金额、理由及仍未满足的条件。支付无争议部分前，应确认协议允许部分付款。保存原始文件和修改历史，让复核人员能够还原决定依据。内部暂停付款应触发及时的合同审查，不应据此假定付款日期已经改变。
独立核实收款账户变更
将收款人名称与合同卖方及已批准供应商资料核对。收到变更请求时，停止付款准备，通过此前独立留存、并非来自变更请求的联系方式核实。记录联系对象、确认方式及解释材料。由另行指定的有权人员批准供应商资料变更，再将付款文件与该已批准记录核对。
银行资料审批应与发票审批分开；发票匹配正确，仍可能指向未经核实的账户。请求可疑时，按供应商邮箱被盗后的处理指南处理。保存变更请求和核实记录，不要把同一邮件往来中的回复视为独立确认。
完成付款记录并单独检查税务证据
批准后，记录金额、币种、收款人、批准人、付款编号及对应订单明细。核对银行交易和供应商提供的收款确认，再更新已付款和未结余额。如果通过英国公司采购，应明确向本机构开票的主体，并用工厂证据支持该卖方约定的付款节点。避免将同次采购的工厂发票和英国卖方发票记为不同应付款。
将付款审批与 VAT 抵扣检查分开。HMRC 说明，不能凭无效发票、形式发票、对账单或送货单抵扣 VAT。请财务另行核查该交易适用的税务证据，不要仅依赖采购履约匹配资料。
常见问题
货物到达前可以匹配中国采购发票吗？
可以，前提是约定付款节点在到货前。核对已批准订单、付款申请和阶段证明。将收货状态保留为未完成，不要为了通过发票匹配而制作收货记录。
分批交货的发票如何匹配？
将每批交货和发票明细对应至订单明细。追踪累计开票、已付款、贷项及未交数量，并分别记录放行、发运、收到和验收接受的数量。
发票数量与实际收货数量不一致怎么办？
记录差异及收货证据，交由差异处理责任人安排更正或约定解决办法。财务应仅支付协议下已有证据支持并获批准的金额。
财务可以凭邮件批准供应商银行账户变更吗？
应通过独立留存的联系方式核实变更，保存确认记录，并由另行指定的有权人员批准供应商资料更新。同一邮件往来中的回复不足以构成独立核实。