学校和慈善机构如何准备中国采购审批资料
作出采购承诺前，应整理采购需求、授权文件、资金条件、利益申报、可比较的备选方案及决策记录。明确谁有权批准合同和放行付款，并列清尚未解决的条件。可向 Cambridge China Bridge 索取供应商资料。
先明确签约主体和采购权限
写明签约机构、预期使用者、预算负责人及获授权的签署人。附上适用的采购制度和授权记录，分别说明谁能批准供应商选择、签署订单和放行付款。具体执行控制可参考订单与付款审批指南。
英国教育部指南建议学校根据自身采购制度确定采购金额所属档次。选择供应商前，请采购负责人确认适用的采购程序。本指南采用的慈善委员会指引适用于英格兰和威尔士；英国其他地区的慈善机构应核对当地监管机构的指引，不宜将其当作全英国通用规则。
附上资金条件和完整预算
附上资助协议、拨款通知或捐赠用途限制，并说明拟由该资金承担哪些费用。对于不明确的条件，应向资助方询问，包括订金、海外采购、符合资助条件的支出、交付期限和报告凭证。将书面答复与审批申请一并保存。
英格兰和威尔士的慈善机构必须按照相关规则使用、管理和核算限定用途资金。将每项拟支出对应到获准用途。预算应涵盖货物、检测、运输、税费、送货、安装和后续支持，并标明未包含及尚不确定的费用。可参考到岸总成本指南，避免只比较出厂价。
评估供应商前先申报关联
请参与准备或批准采购的人员申报与工厂、采购服务公司及其他候选供应商的关联，包括亲属关系、持股、介绍费、礼品和外部任职。记录申报内容、拟采取的处理方式，以及由谁独立评估报价。
对于英格兰和威尔士的慈善机构，即使交易条件划算，财务利益冲突仍然存在。向受托人或与受托人有关联的机构付款，需要具有明确授权。将利益冲突记录与付款授权分开核查；任何事项尚未解决时，暂停采购建议，并在作出承诺前征求专业意见。
记录切实可行的备选方案
根据实际情况，将中国采购与英国供应商、可用的框架采购方案、维修或再利用，以及延期采购进行比较。对可行方案采用相同规格和评估项目，包括交付总成本、适用性、产品证明资料、交付风险、安装、支持和更换安排。供应商报价比较指南可帮助发现报价中隐藏的差异。
说明首选方案如何满足需求，以及为何排除其他方案。保存报价和往来记录，清楚标注估算及未获答复的问题。如果只有某家供应商看似适合，记录搜索过程和判断依据。比较说明可以支持决策；是否还需另行开展采购程序，应请采购负责人确认。
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记录审批并控制采购承诺
将最终规格、选定供应商、报价版本、总预算、资金核查、利益冲突记录和备选方案集中提交。记录批准、否决或延期决定，注明理由和附带条件。慈善委员会针对英格兰和威尔士的决策指引要求记录利益冲突、采用的信息、考虑过的方案及主要决策理由。
为每项条件指定负责人，并说明需要什么证据才能确认解决。建议在条件落实前暂缓签约、支付订金及发出生产指令。可请 Cambridge China Bridge 的中国团队提供工厂资料、样品记录及供应商答复。规格、供应商、预算或资金依据发生变化时，应先交回审批人复核再推进。
常见问题
学校的中国采购订单应由谁批准？
核对学校或学校信托的采购制度和授权记录。在审批资料中分别列明供应商选择审批人、合同签署人和付款授权人。
慈善机构可以用资助款从中国采购吗？
根据拨款条件核对货物及所有相关费用。建议采购前，请资助方以书面形式解释不明确的条件。
供应商报价更低，是否就没有受托人利益冲突？
不是。对于英格兰和威尔士的慈善机构，划算的交易不会消除财务利益冲突。应记录处理方式，并核对向受托人关联供应商付款所需的授权。
审批资料应包含哪些备选方案？
纳入适用的英国供应、框架采购、维修、再利用和延期采购方案。按相同需求、交付总成本、证明资料及支持条件比较可行方案，并记录排除理由。