验货通过就能发货和支付尾款吗？
不要把验货认可当成包装、发货或付款的全部授权。先核对现有订单条款和指令，再约定分别放行，逐项写明货物范围、证据、条件和具名批准人。Cambridge China Bridge 可通过驻中国员工协调收集工厂证据。
先厘清已经授权了什么
订单已进入生产时，先收集采购订单、已约定条款和后续指令，查找是否有将验货通过与包装、发货或付款关联的表述。不要假定新增审批台账就能改变现有约定。请卖方确认分别放行的流程，并在下一项操作开始前解决指令冲突。
把“看着可以”等模糊回复改为明确表述：“认可指定批次的验货报告。包装、发货和尾款支付仍待分别批准。”发出指令前，先确认当前生产和包装进度。验货方法可参阅验货指南；本指南说明验货后的决定究竟授权什么。
每项决定单独留档
在订单资料夹中保存审批台账。每条记录应注明订单、批次、产品款式及覆盖数量、决定状态、证据文件名和修订版本、附带条件、负责完成条件的人、具名批准人及其职责，以及批准日期和时间。保存实际证据文件和批准消息，不要只依赖内容可能变化的共享链接。
可使用待补证据、暂停和已放行等状态。附条件批准应明确条件未完成时是否允许开始任何操作。建议核验证据后再明确放行。记录谁能批准各项操作、谁能代行批准；提供证据的验货人员不一定就是授权下一步的买方批准人。
| 决定 | 附存证据 | 范围及建议批准人 |
|---|---|---|
| 验货认可 | 验货报告、规格修订版本、缺陷照片和复检结果 | 指定货物及接受的例外；具名质量批准人 |
| 包装放行 | 包装规格、标签定稿和试包装照片 | 获准开展的包装工作及封箱前检查；具名包装批准人 |
| 发货放行 | 最终装箱单、发运证据、运输指令和文件核对记录 | 指定箱件、目的地及获准交接的范围；具名物流批准人 |
| 尾款支付放行 | 发票、已核实的收款人及约定付款条件已满足的证据 | 获准支付的金额、币种和收款人；具名财务批准人 |
把条件写到能够核验关闭
避免只写“缺陷修好后发货”。应明确受影响货物、整改内容、所需证据和核验人。例如：“暂停该批次发货，待更换标签与批准稿核对一致，并完成装箱单核对后再放行。”原始缺陷证据应与整改证据一并保存。
包装授权可能仅限试包装、防护包装或最终封箱。应明确允许哪项操作，以及必须保留哪些检查条件，确保仍能接触或查看待检部位。若验货时尚未完成最终包装，应记录剩余检查。验货后发生变更时，可参阅重新包装和贴标指南，不要未经复核就沿用此前批准。
发货授权与付款授权分开
按约定的付款触发条件核验证据。验货认可本身不能证明包装、文件或收款人核查已完成。尾款支付检查清单说明这些检查。另行记录付款批准，并把银行付款确认作为执行证据，而非审批记录的替代品。
将发货放行明确为允许指定交接，而非仅允许询问运费。通过提货放行指南区分工厂发运与后续货物放行。HMRC 指出，即使委托他人办理海关事务，你仍负责海关申报的尽职核查。应在发货记录中明确保留报关文件审查状态。
发出清晰指令并保留历史
按各方职责，把当前放行状态发送给卖方、工厂联系人、货代和财务联系人，请其确认收到与自己相关的指令。另行记录实际执行情况，例如包装完成、货物交接或付款发出。沉默、订舱确认或标注“通过”的报告，都不应充当你的内部批准。
货物、包装、目的地、收款人或证据发生变化时，将受影响的放行决定标为待复核，并发出修订指令。保留原决定，注明由什么新决定替代。可请 Cambridge China Bridge 的驻中国员工收集并核对工厂证据，同时明确保留买方的具名批准人及其授权范围。
常见问题
验货通过就代表工厂可以发货吗？
先核对已约定的订单条款和此前指令。在审批流程中，应针对指定货物和证据明确记录发货授权，不要仅凭报告上的“通过”。
可以批准包装但暂停发货吗？
先与卖方约定这一范围。明确允许开展的包装工作、尚未完成的检查和有权放行发货的人，并请工厂确认暂停指令。
尾款应该由谁批准？
指定按企业内部安排具有付款权限的人。该批准人应核对约定付款条件和收款人证据，再单独记录付款批准，与验货认可分开。
聊天消息里的批准怎么留档？
将消息连同发送人和时间保存在订单资料夹中，记录其覆盖的操作、批次、证据版本和条件。如果“批准”的范围不清楚，请对方明确。