更换采购代理后，谁保管产品合规资料？
更换代理前，应约定由责任企业控制的档案、指定资料负责人，并保留持续访问渠道。把每份文件对应到具体产品版本，登记缺项，实际测试调取后再签收。保存期限应依据适用的产品规则确定。可与 Cambridge China Bridge 商议这项交接。
明确责任企业与资料保管人
将承担产品合规责任的企业与管理资料的人员分开记录。进口商的义务包括核查文件是否齐备，并保持资料可供调取，详见认证指南。分配保管职责前，先记录各产品的制造商、进口商及销售市场。
在责任企业内部指定资料负责人、替代联系人和档案管理员。明确谁提供原件、批准更新及回应资料请求。建议由该企业控制档案，并约定原代理、新代理和工厂的访问权限。文件夹转交本身不能证明责任已经转移。
按产品特点约定文件目录
以技术档案清单为起点，按产品和目标市场调整目录，不要对每类采购都索要相同的证书包。每项记录用途、文件名称、出具机构、日期、版本、覆盖配置、保管人、存放位置及核验状态。
可考虑设计图纸、材料与部件规格、风险评估、完整检测报告、符合性声明、标签、说明书及生产变更记录，并按需要加入产品专属资料。将某项标为不适用时，应记录理由和审核人，不能把不适用与文件缺失混为一谈。
建立型号与版本覆盖登记表
为每个销售型号及版本分别建行，记录工厂身份、材料、关键部件、电源、相关软件、预期用途及批次索引，再关联具体支持文件。使用已批准的产品规格书识别配置差异。
记录报告为何支持某个变体，以及谁核查了该结论。保留旧配置与历史出货的关联。外观相似产品的报告，在审核前应列为覆盖范围待确认。工厂更换部件时，不要覆盖旧证据。
登记缺项并约定持续访问
缺项登记表应列明受影响型号、缺失或有争议的证据、实际影响、处理负责人、约定完成日期及关闭依据。分别记录无法取得原件、报告不完整、文件未经核验及型号覆盖不明确的情况。约定哪些未解决缺项会阻止交接验收或后续下单。
参考原始记录访问指南，书面约定指定用户、查看与下载权限、向实验室核验的权限、更新通知及终止合作后的支持。明确导出格式、备份保管、调取响应时间、费用及代理停业后的安排。机密资料若留在其他机构，应记录持有人，并测试获准的调取路径。
按适用产品规则确定保存期限
对于属于大不列颠电气安全规则范围的电气设备，官方指南要求进口商在设备投放该市场后保存符合性声明副本及技术文件，期限为 10 年。关于电气电子设备有害物质限制的官方指南则说明，应持有声明副本，并确保技术文件可供检查，期限为该产品系列最后一件产品首次投放市场后的 10 年。
为每套适用规则建立保存安排，记录所用官方指南、涉及文件、责任企业、起算事件及证明投放市场的记录。约定后续出货如何更新安排、历史文件如何持续可用，以及谁批准删除。不要从代理合作结束之日计算保存期限。
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实际测试后再接受交接
转交前先约定验收清单。让新保管人使用自己的授权账户，分别调取当前型号、旧版本及发生部件变更的产品证据。打开完整报告，检查签名和附件，将文件追溯到出货记录，并测试机密资料的调取路径。
导出目录、覆盖登记表、缺项登记表及对应文件，恢复备份并核查权限。记录测试人、日期、调取文件、失败情况及纠正措施。仅签收通过测试的范围，把未解决缺项附在签收记录中，失败步骤重测通过后再关闭。原代理权限变更后，应安排再次检查调取功能。
常见问题
原采购代理可以继续保管合规文件吗？
应明确约定保管和访问方式。建议由责任企业控制档案；原件若留在其他机构，应记录持有人、允许用途及已测试的调取路径。
更换代理会转移进口商责任吗？
不要假定会转移。应分别确认各产品及市场的制造商和进口商，再另行明确负责管理证据的代理。
产品合规证据要保存多久？
依据适用的产品指南及其起算条件。电气安全和电气电子设备有害物质限制指南均提到 10 年，但起算表述不同。不要从代理合同结束时起算。
怎样证明合规档案已完成交接？
按约定目录及型号覆盖范围完成并记录调取测试，确认文件完整可读、备份已恢复，并取得签署的验收记录，其中列明所有未解决缺项。