更换采购代理时，如何保留未结质量及保修案件？
更换代理前，先确认案件台账，保存原始证据，并取得工厂对各项未结事项的书面确认。明确交接后由谁催办、审批处理方案及核实结案，清楚标注争议和缺失资料。向 Cambridge China Bridge 提交采购需求时，应把这份交接安排一并纳入。
交接前明确案件归属
采购代理比较指南介绍如何选择代理。对于正在处理的争议，应另建交接台账，列明订单、工厂、受影响批次、缺陷、要求的处理方案、当前进展及下一步行动。纳入未解决投诉、已承诺的替换货、尚未兑现的抵扣款，以及待核实的维修。
将原合同中的买方和卖方，与负责跟进的人分别记录。请新代理确认愿意管理哪些案件，以及需要什么授权。如果还打算更换合同主体，签署前应征求法律意见。约定交接日期和时间，并指定有权批准和解方案的买方联系人。
保存原件并验证访问权限
保存附带附件的原始邮件、聊天导出文件、验货报告、照片、视频、已批准规格、保修条款及采购文件。工厂回复应保留原文，并另附译文。摘要应单独制作，避免替代原始记录。
按案件和批次建立文件索引。记录缺陷货物或留样由谁保管、当前状态，以及已做过的测试或维修。买方应保存自己可控制的副本；旧代理的访问权限结束前，请新代理打开文件，并从投诉记录追溯至最新回复。
逐案取得工厂确认
通过已核实的既有联系人向工厂发送案件摘要，介绍新代理并说明其权限。请工厂确认已收悉、受影响订单和批次、对缺陷的立场、已经同意的处理方案，以及尚待完成的行动。将回复与原始往来记录一起保存。
区分收到资料、承认缺陷和承诺付款。如果工厂不同意台账内容，保留双方意见，并标注案件仍有争议。要求报销维修费用时，可参照向工厂索赔保修维修费用指南准备材料，不要假定新代理已经落实补偿。
落实交接后的跟进责任
逐案指定谁负责催办工厂、向买方汇报、安排退货或替换货物流、核对抵扣款及验证处理结果。约定下一步行动日期、升级处理联系人及汇报节奏。说明旧代理是否继续参与历史案件，以及迟到的回复如何转交新代理。
要求书面进度更新，区分承诺与已完成事项。开始工作前约定案件管理费用。如果记录或确认缺失，应列明缺口并指定追补负责人，案件继续保持未结状态。结案核查可参照供应商整改结案证据指南。
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持续关注安全问题及结案条件
英国销售消费品的企业，不得销售其知道或理应知道不安全的产品。在交接资料中单独标注疑似安全问题，并及时寻求针对该产品的专业意见。更换代理期间，指定专人维持已有的库存暂扣安排，并继续跟进事故。
只有达到买方约定的验收证据要求，例如替换货已检查、维修已验证或抵扣款已收到，才考虑结案。记录剩余分歧，接受和解方案或标记结案前取得买方批准。旧代理结束工作后，仍应能够调取原始证据和结案记录。
常见问题
新采购代理会处理以前的保修索赔吗？
请其书面确认接手的具体案件、工作范围及权限。在新代理确认资料齐备且可以开展工作前，约定由谁继续催办各案。
旧代理只给截图怎么办？
要求提供现有的原始邮件、附件及聊天导出文件。保留截图，查明缺失的上下文，并在确认交接前记录证据缺口。
工厂确认收到索赔，就代表同意付款吗？
收到材料、承认缺陷及同意处理方案是不同事项。请工厂明确确认接受哪些内容，以及哪些仍有争议。
更换代理后，何时可以结案？
约定的处理结果已经验证，且买方批准结案后。仅有替换货承诺或转发的工厂回复，不应作为结案依据。