中国采购指南：从找供应商到收货的五步流程

什么是中国采购？

中国采购涵盖从产品需求到货物交付的工作：整理需求、寻找供应商、核实实际生产厂、确认样品、约定商务条款、跟进生产，以及安排运输和清关。Cambridge China Bridge 为英国及海外买家承担这些工作，在中国有自己的常驻员工，从首次试单到定期整柜采购都能支持。

产品寻源从你想销售的产品入手：根据产品想法、样品或参考产品，寻找能按你的数量和价格要求供货的供应商。工厂寻源则以产品规格为依据，寻找并评估合适的制造商，例如开发第二供应商，或寻找能够按图纸加工零部件的工厂。多数订单既需要产品寻源，也需要工厂评估。

Cambridge China Bridge 的 Bono Xu 建议，选择供应商、货代和报关行时，除了价格，还应考虑沟通、管理时间及试错成本。

先选路径：从中国采购的主要方式

根据产品、订单风险和团队能承担的工作选择路径。平台是寻找供应商的渠道，平台上的卖方可能是工厂，也可能是贸易公司；采购代理也可以协助管理你已经找到的供应商。因此，这些方式可以结合使用。

如果考虑在中国设办公室或聘请员工，先问自己是否希望亲自雇用、管理负责供应商核验、打样和生产跟进的人。把这份管理责任与委托代理的约定服务范围作比较；在中国有人，并不等于供应商已经合格。

比较报价前，可先读采购平台与采购代理如何选择，以及工厂与贸易公司的区别。

第一步——写清需求与采购安排

写清产品、材料、关键尺寸、数量、目的地、需要到货的日期、交货条款和目前的采购价。尽量附照片、样品或图纸，并列明包装、标签及目的地市场要求的产品相关证明材料。

说明需要第一供应商、现有供应商之外的第二供应商，还是管理已经合作的供应商。并非每种产品都需要完整图纸，但按图纸生产的零件需要受控版本和验收标准。

要求各家按同一份需求报价，明确货物、样品、模具、检查、运费、清关、税费和配送哪些包含在内。卖方、采购代理、货代和报关行各有责任，应写清谁做什么，不要默认每份报价都包含门到门交付。

第二步——付款前寻找并核实供应商

候选供应商可以来自中国当地的人脉、采购平台或你自己的候选名单。Cambridge China Bridge 会利用自有的中国供应商网络，并在需要时使用采购平台；每家候选供应商仍须结合实际生产地点和你的产品要求进行核验。

索取中国营业执照，通过企业信用公示系统核对注册主体和经营范围，确认签约对象究竟是制造商还是贸易公司。核实生产地址，并要求通过实时视频连线查看相关生产线；委托人员实地考察，可以进一步核实视频中无法确认的情况。

核对执照、合同和收款账户上的注册名称。检查产能，以及针对具体配置和目的地市场的产品相关证明材料。一张证书副本不能证明你的产品已被涵盖：应问清报告由谁持有、谁签发、检查什么。详见如何区分工厂与贸易公司。

第三步——确认起订量、样品和订单

工厂的起订量（MOQ）来自换线、材料、模具或包装要求，不同产品没有统一的典型起订量。应问清这次最低数量由什么决定，是整单计算，还是按颜色、尺码、材料、标识和包装设计分别计算。

现货产品、现有模具、标准材料、常备颜色和普通包装可以减少生产准备工作。单独支付开机或制版费用，也可能让小批量生产成为可能。应与供应商具体商议，不要默认一定能降低起订量，详见小订单指南。

Cambridge China Bridge 不另设自己的最低订单量，也可以考虑单件试单；工厂起订量仍然适用。小批量的单价通常较高，不要为了获得试单优惠而承诺不现实的后续采购量。

打样要区分设计确认和生产确认。原型样能验证外观和概念，但制作方法可能不同于大货。产前样应使用量产材料、模具和工艺。以书面形式确认产前样后，封样留存，并在订单中注明以该样品为验收参照；按图纸加工的零件，则应依据约定的图纸版本确认首件实测结果。

授权制作前，应确认实际样品费、快递费、修改费和模具费。按需要为多轮打样留预算。样品费日后抵货款的条件也要写明，详见起订量与打样。

接受订单前，把规格、样品确认记录、报价和订单条款一并留存。分别取得试单和复购报价，确认各款最低数量、价格有效期、重复收取的费用，以及样品费抵扣条件。低起订量试单不代表复购也负担得起，详见低起订量试单与复购条款。

付款条款：让预付款和尾款对应明确证据

我们的平台采购安全指南把先付预付款、验货后付尾款列为一种安排示例。实际金额、付款条件和截止日期必须按订单书面约定，不能默认统一比例，也不能默认尾款在收货后才付。

付款前确认开票方、币种、银行费用、投产条件，以及每笔付款前需要什么证据。约定验货不合格后的整改、复验、额外费用和付款日期调整方式。交货延迟并不会自动改变已经约定的付款期限。

避免在投产前付清全款，以免失去要求供应商履约的筹码。不能仅凭邮件接受收款账户变更，应使用原本就掌握的联系电话，通过语音或视频核实。遇到个人账户、无关公司名称或要求拆分至多个账户时，先查明再付款。

如果依赖平台保障，应通过平台付款，并把规格和承诺写进平台订单。保障受条款和订单内容限制；产品描述含糊，就很难举证交付不合格。

支付货款后，还应留足样品、检查、运输、进口费用及销售准备资金，不要依靠未经验证的早期销售收入支付已承诺的账款。首单资金时间线按阶段说明各笔款项的支付节点。

如果双方同意退款，写清是现金退款还是下次订单抵扣、金额、币种、换汇方式、银行扣费，以及款项到账期限。以自己银行账户的入账记录确认收到款项，而不是凭供应商转账截图结案。详见与中国供应商约定退款条款。

第四步——跟进生产、验货与放行

样品、价格和订单条款确认后，才进入生产安排。核实预付款到账及材料采购节点，不要把下单日期直接当作开工日期。要求提供带检查节点的生产计划及进度证据。

按产品和订单风险，约定生产中、出货前或装柜时的检查。写清验收标准、缺陷、整改和另行约定工作的费用承担方。即使交期收紧，也要保留验货时间。

中国团队或受委托的验货机构应以实际出具方名义签发报告，再由买方按合同决定证据是否足以放行。验厂、首件记录和批次验货回答的问题不同，详见检查报告对照。

常见问题包括大货与确认样不符、材料或元件被替换，以及包装无法承受运输。书面标准和检查有机会在仍可整改时发现问题，但任何验货都不能保证发现每个缺陷。

第五步——安排运输、清关与交付

根据费用和紧急程度选择海运或空运，再约定提货、干线运输、清关和最终配送责任。书面确认卖方、进口方、交货条款及指定目的地。本文的清关说明以大不列颠地区（英格兰、苏格兰和威尔士）为主；北爱尔兰适用不同安排，货物运往当地时应另行确认相关规则。

进口英格兰、苏格兰或威尔士时，进口方需要以GB开头的EORI号码。出运前确定商品编码、海关完税价格及所需许可证或证书。英国政府的货物进口分步指南列明这些要求；我们的英国清关指南介绍具体流程。委托报关代理时，应以书面指示明确采用直接代理还是间接代理；进口方仍须履行尽职核查责任。

约定关税如何缴纳，以及进口增值税如何缴纳或申报。抵扣进口增值税须符合通常的进项税抵扣规则。已缴进口增值税通常以C79进口增值税凭证为依据；使用进口增值税递延核算（PVA）时，则以月度递延进口增值税对账单为依据。普通供应商VAT发票本身通常不能作为抵扣进口增值税的凭证。具体处理方式应与会计确认。

海外买家也可以使用同样的寻源、打样和验货服务。我们可以报价到目的港；门到门配送取决于路线及当地安排。英国买家可以选择到岸价、分项报价或直接进口安排，并约定卖方、进口方和税费责任。

提前安排卸货和收货，把确认样、验货报告、买方放行决定、运输单证、清关及税务记录归入同一订单档案。

运输单证与进口申报准备

海运或空运货物通常涉及商业发票、装箱单及运输单证，具体要求应与货代或报关代理确认。提前准备进口申报所需的EORI号码、商品编码、海关完税价格，以及适用的许可证或证书。明确由谁申报、何时提交；具体要求取决于货物、运输路线和海关程序。

下表是实务准备清单，并非所有货物都必须在出运前备齐的法定文件清单。单证取得后应相互核对；涉及同一信息时，名称、品名、数量、金额、重量和交货条款应一致。货物启运前，与供应商和货代约定运输单证的放货安排。

可按英国清关单证指南逐项检查。英国政府也要求进口方保留商业发票和海关文件。

从询价到交付的时间线

从需要有货可卖的日期倒排。报价周期、工厂生产周期和运输时间是不同环节；产品尚未明确时，不应套用一个通用交付承诺。

下表中的报价时间是Cambridge China Bridge已经公布的安排，并非行业统一周期。打样、生产、验货、运输和清关都应取得本次订单的具体日期，不要默认固定时长。

需要开模的产品，应先完成模具和首件确认，再进入大货生产。样品修改、材料供应、舱位和春节都可能影响后续日期。把样品确认、验货及订舱明确排进计划，参见运输与交付周期及首单资金时间线。

英国采购代理在每一步做什么

Cambridge China Bridge 是一家总部位于英国、专注中国采购的代理公司，在中国设有自有团队。英国联系人与中国团队共同协调约定的工作，从试单到定期整柜采购均可提供支持；可委托的具体范围见我们的服务。

规格、样品、商务条款和放行决定仍由买方批准。代理的工作，以及卖方、货代和进口方各自的责任，都应书面约定。合作伙伴信息见合作伙伴。

使用代理要花多少钱

货物订单中，Cambridge China Bridge 不另收采购服务费或固定顾问费。到岸价内包含我们的利润；分项报价可以把工厂价和我们的利润分别列出，也可以按约定采用直接进口安排。

验货范围及费用应在书面报价中确认。第三方验货或单独委托验厂，均须另行约定范围和报价。工厂样品费及寄样快递费也应书面确认。

比较报价时，应采用相同规格、验货范围、卖方和进口方责任、交货条款、税费及每件可销售产品的总成本。低出厂价可能变成更高的交付成本。可以请我们按目前的采购情况提供比价，详见报价方式及英国中国采购代理费用指南。

什么时候值得使用代理

供应商尚未验证、产品定制、文件需要核查，或团队需要中国当地团队跟进时，代理最能发挥作用。如果已有可信工厂和自己能管理的复购订单，也可能不需要代理。

也可以只委托现有供应商的样品、生产和验货管理，不必更换工厂。是否需要采购代理一文按情况讨论这个决定。

如果考虑亲自去中国见供应商，可读广交会值不值得去。无论选择哪种路径，都应完整保留需求、供应商核验、样品确认记录、订单、付款条款、验货结果及运输记录。