外币供应商发票、预付款和退款如何入账
每张发票、每笔预付款和退款都应保留原币金额及账务折算记录。将付款对应到供应商余额，区分手续费与汇兑差额，并请会计师先判断预付款的性质，再决定是否重新折算。Cambridge China Bridge 可协助整理供应商文件。
录入发票前，先确认会计处理基础
请会计师确认适用的会计框架、记账本位币和确认日期。以下流程假设采用权责发生制，记账本位币为英镑。HMRC 说明，外币交易在初始确认时使用确认当日的即期汇率。不要直接采用付款日期，也不要认为发票上印的日期必然就是会计确认日期。
记录供应商、发票编号、原币金额、确认日期、汇率、汇率来源和英镑金额。请会计师确认应计入采购、存货还是资产科目，并将原始文件附在账务记录中。文件本身的核对方法见中国形式发票阅读指南。
单独跟踪预付款，避免重复记录采购
建立与订单关联的预付款明细，注明币种、付款日期、英镑金额和付款对应的权益。请会计师判断，这笔款项是用于取得货物的预付款，还是代表收回款项的权利。提供约定的退款条款，不要让软件仅凭“预付款”这个名称决定处理方式。
性质不同，折算方式也不同：货币性余额按期末汇率重新折算，以成本计量的非货币性项目则保留交易日汇率。应用这些处理前，请会计师先判断每笔预付款的性质。录入最终发票时，列明预付款如何抵扣，并检查是否又将预付款单独计入采购。付款安全措施见安全支付中国供应商指南。
区分结算差额与银行手续费
将每笔付款对应到其结清的发票或预付款。保留汇出的外币金额、扣除的英镑金额、换汇确认文件和单列的费用。比较英镑结算金额与被结清负债的账面金额。核销剩余余额前，先查明原因：可能是手续费、少付款、供应商贷项或汇率变动。
结算货币性项目产生的汇兑差额通常计入损益。会计期末，尚未结清的外币货币性余额按期末汇率重新折算，差额通常计入损益。向会计师提供未付供应商余额和外币银行对账单，包括尚未通过收付款实现汇兑损益的余额。
把退款对应到原交易
请供应商出具贷项通知单或书面退款确认，写明订单、原因、币种和金额。将退款协议与银行收款凭证放在一起。告诉会计师，退款是取消预付款、减少货物发票金额，还是结清独立索赔。请其结清或调整原余额，不要把每笔收款都录为销售收入。
核对承诺退款金额、实际收到的外币金额和扣款。如果已经确认了货币性应收退款余额，则采用上文的货币性余额处理方式。向会计师同时提供退款约定日期和到账日期，尤其是跨越会计期末的退款。质量索赔所需的证据见货物不合格与供应商索赔指南。
向会计师提供完整的对账资料
按订单整理合同、形式发票、最终发票、交付凭证、预付款抵扣记录、贷项通知单、退款往来、银行对账单和换汇确认文件。另附明细，将每笔原币金额对应到英镑入账金额、结算金额和剩余余额。标明有争议的预付款、缺失文件和外汇合约，供会计师审查。
有限公司必须保留编制年度财务报表和公司税申报表所需的财务记录、资料及计算过程。将会计汇率计算与海关货币换算分开保存，并请报关代理确认适用的海关汇率换算方法和汇率。请会计师将海关及进口增值税单据与供应商往来账分别核对。
常见问题
外币供应商发票应该用哪个汇率入账？
初始确认时，按照适用会计框架使用确认当日的即期汇率。请与会计师确认日期和汇率来源，不要直接采用付款汇率或报关汇率。
外币供应商预付款需要在期末重新折算吗？
先请会计师判断性质。货币性余额在期末使用期末汇率；以成本计量的非货币性项目保留交易日汇率。向会计师提供订单和退款条款。
为什么实际支付的英镑金额与发票入账金额不同？
检查汇率变动、单列银行费用、少付款和供应商贷项。将付款对应到已记录的负债，说明差额原因，不要为了强行对平而修改原始入账金额。
海外供应商退款应该怎样入账？
将收款对应到原预付款、发票或索赔。向会计师提供贷项通知单或退款协议、约定日期、币种金额、银行收款凭证及扣款明细，以便调整正确的余额。