如何与英国采购卖方约定年度采购返利
下单前书面约定返利明细，明确适用发票项目、年度期间、数量门槛、计算方法、退货处理和结算日期。按实际发票及贷项通知单核算，不按预测采购量或订单总额计算。与 Cambridge China Bridge 签订协议时，将这些条款写入其中。
明确谁支付返利，哪些采购计入
在返利明细中写明买方公司和英国卖方公司。明确哪些买方账户、产品和目的地适用，以及关联公司的采购能否合并计算。通过代理还是卖方确认服务商的角色。卖方向你支付的返利，与工厂向卖方支付的返利，应分开约定。
逐项列明计入和排除的发票项目，包括货物、样品、模具、运费、关税及服务。若报价为包含多项费用的到货总价，约定按全部价格计算，还是由卖方列明符合条件的货物金额。计算依据应能从发票或双方认可的明细中查到。
让数量门槛可以明确计算
写明年度起止日期、计量单位，以及采购在开票、交付、验收还是付款时计入。约定分批交货及跨年度采购如何归属。明确产品分组和包装换算，避免箱、套与单件混用，导致双方统计结果不同。
在签署的明细中写明各档门槛及对应的返利比例或金额。明确达到某档后，是全部符合条件的采购适用该档返利，还是仅超出门槛的部分适用。若按数量确定档位、按发票金额计算返利，也应写清。预测采购量、实际符合条件的采购及最低采购承诺应分别记录，参见工厂条件谈判。
处理退货，避免重复扣减或计入
约定取消订单、拒收、退货及价格贷项如何影响符合条件的数量和金额。区分实际退货与买方保留货物后的降价。明确免费补货是否计入，并将补货关联至原采购，避免同批货物重复获得返利。
约定年度截止后才开具退货贷项的处理方式。选择重新核算原年度，或在后续结算中调整，并说明退货导致采购量低于门槛时如何处理。质量索赔和返利调整应能分别识别；货物本身的争议可参见不合格货物与索赔。
确定核算、复核及支付日期
在明细中写明卖方提供对账单、买方复核、解决差异、开具贷项通知单及结算的具体日期，并指定双方负责人。约定核查争议项目期间如何结算无争议金额，以及未处理完的退货是暂缓计入还是以后调整。
选择银行付款、账户贷项，或双方约定从后续发票中抵扣。若采用账户贷项，说明没有后续订单或合作结束时如何支付。明确任何已付款发票条件及其截止日期。请会计师确认所选结算方式的 VAT 处理及会计归属期间。
逐项核对实际发票与返利
要求逐行对账单，列明发票编号及日期、产品、符合条件的数量、不含 VAT 的适用金额、关联退货或贷项编号，以及计算出的返利。与采购明细账核对；若交付或付款决定资格，也应核对相关记录。说明每项排除原因，并将最终贷项或付款对应至双方确认的对账单。
HMRC 指引说明，达到追溯折扣目标后，通常会开具含 VAT 或不含 VAT 的贷项通知单。约定卖方如何标明该贷项通知单覆盖的发票。将返利明细、核对记录、确认文件及结算凭证一并保存，入账前请会计师检查任何 VAT 调整。
常见问题
年度返利包括运费和 VAT 吗？
在返利明细中定义适用金额，明确运费及其他打包费用是否计入。不含 VAT 的返利计算与 VAT 处理应分别列明。
最高返利档位适用于全部采购吗？
只有双方约定的明细这样规定时，才按此计算。写清达到的档位适用于全部符合条件的采购，还是仅适用于超出门槛的部分。
年度结束后退货，返利怎么处理？
约定重新核算原年度，或在后续结算中调整。既要处理退货金额，也要处理数量档位的变化，并覆盖没有后续订单的情况。
如何核对卖方的年度返利对账单？
将适用发票项目与采购明细账对应，扣除约定的退货和贷项，核实达到的档位，再将返利计算结果与卖方贷项通知单及结算记录核对。