怎样给中国供应商写清楚英文邮件
给供应商写邮件时，用短句和编号问题，标注图片并注明当前规格版本。日期和单位要写清楚，明确由谁执行，并请供应商在开工前用自己的话复述关键要求。Cambridge China Bridge 可通过自有驻中国团队协助澄清这些沟通内容。
每封邮件都要有明确目的
在邮件主题中写明产品或订单编号，以及需要对方采取的行动。正文开头直接说明希望收件人做什么。句子要短，每句表达一个意思，使用常见动词，同一部件始终使用同一名称。避免使用习语，也不要只说“做得更好”这类含糊要求。
保留有明确含义的技术术语，必要时解释。将背景说明与执行指令分开。准备基础要求时，可参考产品规格编写指南；邮件应注明当前规格版本和待办事项，无须重新抄写整份规格。
给问题编号，让回复能逐项对应
每个问题单独编号，请供应商在对应问题下回复。材料确认、生产时间和包装批准应分别提问。明确需要什么证据，例如测量照片或带标注的图纸。请供应商主动指出不确定之处，不要自行猜测。
可以这样写：“请确认使用附件规格中列明的材料。如果建议更换材料，请注明替代材料并说明原因。”结尾写明回复日期和负责人。若有问题未回答，保留原编号，将该问题重新发送。
标注图片，但不要用图片代替规格
发送整体图片帮助定位，再附相关部位的特写。用箭头或轮廓标出位置，并用文字说明需要采取的行动。合格示例和缺陷示例要用文字区分，不能只靠颜色。让图片标注与对应问题相互匹配。
在邮件中注明产品、图纸版本和附件文件名。尺寸及公差要明确写出，不要让工厂从照片估算。如果文字经过翻译，可参考翻译图纸批准指南，核对技术含义后再批准附件。
写清日期、单位和交付节点
写明日、月份名称和完整年份。截止要求包含具体时刻时，要明确时区。将“下周五”或“月底”改成具体日期。说明该日期指样品寄出、生产完成、货物启运，还是送达买方场所。
每个测量值旁都要注明单位。说明尺寸是内尺寸还是外尺寸，重量是净重还是毛重，数量按单件、套装还是箱计算。请供应商在回复中复述日期、交付节点、数量和单位。批准执行前，先解决相互矛盾的数值。
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批准执行前，核对对方是否理解
对于关键指令，请对方复述，不要只问“明白了吗”。例如：“请说明将使用什么材料，生产团队将按哪个图纸版本执行，以及指定材料无法取得时会怎么处理。”回复“好的”只能说明收到，仍需核对实际理解。
请生产负责人确认指令，必要时提供标注图纸、样品或测量结果。解决差异后，发送汇总指令，并注明哪些旧附件已被替代。明确批准允许执行什么；相关独立决定可参考验货与出货批准指南。
常见问题
给供应商写邮件可以用翻译软件吗？
可以用来准备初稿。请具备相关能力的双语人员核对技术术语、禁止事项和批准条件，再请工厂复述准备采取的行动。
供应商只回复“好的”，应该怎么办？
请对方说明执行计划，复述关键数值，并指出将使用哪个附件。如果文字仍不够明确，请提供标注图纸或样品。
给中国供应商写邮件，日期怎么写才清楚？
写明日、月份名称和完整年份。涉及具体时刻时加上时区，并说明截止日期指寄出、生产完成还是到货。
可以用照片向工厂说明要求吗？
用带文字标注的照片指出相关部位和修改要求，同时写明尺寸及当前图纸编号，再请供应商确认自己的理解。