展会结束后，如何跟进供应商？
把展会联系人录入共享台账，按采购需求确定优先级，并为正在跟进的供应商指定负责人。催促前，先记录所需证据、回复期限和待作出的决定。不合适的供应商应结束跟进，注明原因及重新考虑的条件。Cambridge China Bridge 可协调中国当地的供应商跟进。
将展会记录整理成共享台账
把名片、消息、产品目录笔记和产品照片汇入共享台账。记录供应商公司名称、联系人、产品型号、洽谈内容，以及对方承诺发送的资料。同属某家公司的重复联系人应合并，但保留原始洽谈记录。未经确认的说法应注明尚未核实。
为每个供应商设置状态，例如待评估、正在跟进、等待供应商、等待买方、暂缓或已结束。记录优先级、负责人、最近提出的要求、回复期限、下一步待作出的决定，以及相关文件的链接。台账应让同事直接看懂下一步行动，无须翻阅全部沟通记录。
按需求匹配程度和待决事项排序
用相同的采购需求评估联系人，包括产品规格、用途、订单要求、目标成本、交付需求和提供证据的意愿。优先跟进那些能通过回复帮助你作出采购决定的供应商。展品外观吸引人或现场交谈热情，不应掩盖对方与采购需求不匹配的问题。
将有潜力但资料不完整的供应商，与明显无法满足需求的供应商分开。注明哪些缺失信息可能改变判断，例如能否使用指定材料，或能否接受你的订货方式。对于目前没有明确采购用途的联系人，先暂缓处理，不必全部列入正在跟进的任务。
指定负责人，围绕决策提出要求
为每个跟进对象指定负责人，由其发送要求、记录回复并建议下一步行动。同时明确谁有权批准样品支出或修改采购需求。如果由中国当地人员与供应商沟通，应约定谁维护台账、谁向买方汇报。负责人缺席时，代为接手的同事也应能访问相同记录。
在消息中说明展会上讨论的产品和事项，再索取下一步决策所需的证据。明确希望收到哪些文件、照片、报价或样品信息，并说明如何评估回复。报价内容可参考如何向工厂发送询价邮件；跟进计划则着重明确责任和推进状态。
约定期限，审核实际收到的证据
请供应商根据所需工作确认回复日期。记录明确的日历日期，必要时注明时区，同时安排内部审核日期。将确认收到消息与提交所需证据分开处理。若供应商未按期回复，询问尚缺哪些内容；只有该供应商仍值得跟进时，才约定新的日期。
审核回复是否回答了原先的问题，不要把任何回复都当作进展。用未答复的询价问题与供应商例外条件记录缺项。需要你方批准时，将状态改为等待买方，并指定决策人。收到样品后，参考如何公平比较工厂样品，再决定继续推进哪家供应商。
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结束不合适的跟进，控制待办事项
当证据显示存在关键不匹配、供应商拒绝必要要求，或约定的跟进不再带来有用进展时，应结束跟进。记录原因、支持证据、决策人和结束日期。向供应商发送简短消息，说明当前询盘已结束，措辞不要让对方误以为你已承诺下单。
对于暂缓的供应商，注明重新考虑的条件，例如规格改变或能力得到确认。按约定节奏检查逾期要求、等待买方决定的事项，以及没有下一步行动的跟进对象。用证据支持的决策衡量进展，而非消息数量。Cambridge China Bridge 在中国的自有员工可跟进供应商，支出和供应商选择仍由英国买方批准。
常见问题
展会结束后，应先联系哪些供应商？
先联系符合采购需求，并能提供当前决策所需证据的供应商。对有兴趣但尚无明确采购用途的联系人，先暂缓跟进。
供应商跟进应由谁负责？
指定负责人管理要求和记录，并明确谁批准支出或需求变更。若由中国当地人员沟通，应约定谁更新共享台账。
应给供应商怎样的回复期限？
按所需工作约定回复日期，注明日历日期和必要的时区，再安排内部审核日期。确认收到消息不等于已完成要求。
什么时候应停止催促供应商？
如果供应商无法满足关键需求，或约定的跟进不再产生有用证据，应结束跟进。记录原因，以及是否存在值得重新考虑的条件。