中国采购合作伙伴入库：供应商资料清单
准备英国签约主体的身份资料、VAT 状态、经独立核验的银行信息、已签署的保密协议、约定服务范围及关联工厂证据。将文件对应到门户字段，记录审核责任人，并将生产场所与收款供应商分开管理。可与 Cambridge China Bridge 确认提交资料。
将提交资料对应到门户字段
索取文件前，先向采购部门取得门户问卷、附件要求和审批责任人名单。以下清单可作为提交方案，再按贵机构的要求调整。每份附件标明所属主体、用途、版本和审核日期。
采用通过英国公司购买的安排时，为英国签约主体建立收款供应商记录，另用工厂名录关联中国生产场所。如果合作伙伴担任采购代理，应明确记录该角色，并单独标明工厂卖方。完成供应商设置前，先通过确认与谁签约厘清安排。
| 门户字段 | 建议索取的附件或记录 | 买方审核 |
|---|---|---|
| 法律主体身份 | 法定名称、公司注册编号、注册地址、公司注册证书及商号说明 | 采购部门将签约主体与登记资料和协议草案核对 |
| 税务资料 | VAT 状态声明及适用时的注册证明 | 财务部门记录核验结果，并解决名称或地址差异 |
| 付款资料 | 账户名称、银行信息、币种及银行出具的账户证明，遮盖无关交易 | 财务部门独立核验付款指示，并记录审批 |
| 保密安排 | 已签署的保密协议及获准向工厂披露信息的安排 | 法务部门审核协议主体、签署人及获准接收信息的对象 |
| 合同与范围 | 约定条款、服务范围、角色、交付责任及付款节点 | 采购部门确认采购订单与发票的匹配方式 |
| 保险与政策 | 买方要求的保险证明及政策问卷答复 | 相关负责人审核保障范围、缺口及声明的例外 |
| 生产场所 | 关联工厂名录、审核发现、整改措施及产品专项证据 | 质量部门分别批准生产场所和产品范围 |
| 提交管理 | 附件索引、指定联系人、未决事项及审核日期 | 采购部门记录接受情况、附带条件及待完成审批 |
核对主体身份与 VAT 证据
索取协议和发票所用的法定名称，不要仅依据网站品牌。将提交的身份资料与 Companies House 核对，并保留注明日期的核验记录。其公司信息服务免费提供公开公司数据。将这项工作作为身份核验，订金风险则通过核查英国采购服务商财务状况另行评估。
索取 VAT 状态及适用时的注册证明。将提交资料与供应商记录核对，审批前解决差异。已注册英国 VAT 的买方可通过 HMRC 核验服务证明核验英国 VAT 编号的时间。对于未注册声明或待完成注册，应如实记录，不要为满足门户必填字段而编造编号。
独立核验付款指示
索取银行出具、载明账户名称和付款信息的证明，遮盖无关交易。将账户名称与签约主体核对。通过独立于付款邮件建立的联系渠道确认指示，并记录核验人、方式、日期和结果。供应商上传的文件是辅助证据，不能代替独立核验。
名称不一致或核验尚未完成时，暂停付款信息设置。接受其他主体的账户前，索取书面说明并取得财务批准。后续银行信息变更也采用相同核验方式，保留变更申请及审批记录。启用供应商记录前，约定币种、发票接收渠道、采购订单引用信息和付款节点。
附上保密安排与约定范围
分享图纸、规格或商业数据前，请法务审核保密协议。明确签约主体、获授权的签署人、获准接收信息的对象，以及信息传递给工厂或分包商的方式。记录后续保密安排如何落实，与英国合作伙伴签署的协议本身并未记录所有工厂的安排。
附上约定的采购范围及条款，包括卖方或代理角色、指定进口方、交付责任、规格批准、检验报告、变更、模具归属和索赔联系人。将其对应到门户的合同及服务类别字段。对于制造项目，明确谁批准图纸修订及生产放行。按贵机构的标准索取保险证明和政策答复，将例外情况记录下来供审核。
关联工厂证据并管理审批
维护工厂名录，列明各生产场所的身份、地址、拟承担工作及其与英国合作伙伴的关系。将审核报告、未完成整改、批准样品及相关产品证据关联到实际场所和规格。记录各报告的出具方与覆盖范围。工厂资格审核可参照中国供应商批准指南，门户登记本身不能代替生产放行决定。
提交附件索引，列明门户字段、文件、主体、责任人、版本及适用的审核或到期日期。区分已接受文件、待补证据及已批准例外。由采购、财务、法务和质量部门在各自职责内记录决定。要求签约主体、银行指示、生产场所或服务范围变更时通知并重新审核，使供应商准入资料在设置完成后仍可使用。
常见问题
中国采购合作伙伴入库需要哪些文件？
先准备法律主体身份、VAT 状态、经独立核验的银行信息、已签署的保密条款、约定范围及关联工厂证据，再补充门户要求的保险和政策文件。
应登记英国合作伙伴还是中国工厂？
登记相关供应中与您签约并接受付款的主体，生产场所另建关联工厂记录。如果英国合作伙伴担任代理，应标明工厂卖方及任何单独付款安排。
银行对账单足以批准供应商付款信息吗？
将其作为辅助证据，通过已建立的联系渠道独立确认账户信息，并记录财务批准。账户名称不一致或核验问题未解决时，暂停设置。
尚未选定工厂，可以先让合作伙伴入库吗？
如贵机构流程允许，可按约定采购范围批准合作伙伴，并将工厂批准标为待完成。生产及付款放行仍须满足未完成的核验和指定审批要求。