如何向已有客户发送更正后的说明书
把受影响序列号与现有用户对应，提供标识清楚的替换页，并直接发送给用户，同时安排经销商转发。分别记录收件确认和旧说明已被替换的确认。涉及安全风险时，应及时升级处理，不能假定更新说明书就能解决问题。工厂记录可由 Cambridge China Bridge 协助收集。
先判断更正说明能否控制风险
区分文字更正与安全更正。请具备相应能力的产品安全专业人员判断，修改说明是否足以控制危险，还是需要维修、撤市或召回。官方消费品指南将更新说明列为可能的纠正措施，但这不代表仅靠说明就适合处理您的产品问题。
如果已供应的产品不安全并构成风险，或违反适用法规，应通知相关主管机关。这与发放替换页是不同的工作。通知和回收流程请参阅进口产品召回指南；下文着重说明如何让现有用户实际收到并使用更正后的说明。
确定受影响的序列号
建立受影响产品台账，将型号、序列号、配置、原说明书版本、发货记录及客户或经销商对应起来。要求工厂提供生产记录，以及每项纳入或排除的依据。附上序列号标签位置照片。范围尚不明确的设备应标记为待调查，不能直接视为不受影响。
将工厂记录与发票、保修登记、安装记录及经销商销售记录核对。尽可能记录现有用户及设备使用地点，包括已转售或出租的设备。序列号缺失和用户不明的情况应保留在台账中，并指定负责人追查。
准备不会混淆的替换资料
为更正资料标明版本和发布日期。写清受影响型号及序列号范围、危险、修改后的操作说明，以及需要立即采取的措施，必要时明确停用。注明被替换的说明书版本、标题和页面。同时提供可打印的替换页及完整修订版说明书，让用户选择方便使用的形式。
修改后检查交叉引用、图示、警告和目录。说明如何移除或标记旧页面，并替换车间内的副本。请技术审核人员结合实际产品和操作任务核对英文，再请不熟悉产品的人测试是否理解。通过产品规格编写指南，把获批说明书版本写入后续订单。
直接联系用户并安排经销商转发
通过已记录的联系渠道向已知用户发送更正内容，让消息正文清楚显示更正事项，不要只留下下载入口。有需要时提供纸质资料。在支持页面发布相同的获批资料，并替换旧版下载文件。仅更新网站，无法证明现有用户已收到更正。
向经销商提供获批通知、替换资料及与其销售记录对应的受影响产品清单。要求其联系下游买家，尽可能追查转售情况，并报告发送失败及尚未处理的设备。索取向下游分发的记录，不能只接受经销商已收到邮件的确认。提醒企业用户将更新传达给操作人员、维修人员及使用受影响设备的其他场所。
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分别记录确认并升级处理缺口
分别记录已发送、已送达、已确认和已落实。请用户确认序列号、收到的说明书版本、旧副本已被替换，以及相关使用人员已获知更新。邮件被打开或经销商回复，都不能证明设备旁的说明已经更换。记录联系尝试、回复、退回信件及未完成事项。
按照评估出的风险安排跟进。联系失败、拒绝配合、安全使用仍不明确或出现新事故时，交由安全负责人处理，并视情况联系相关主管机关。请专业人员及主管机关判断是否需要扩大公告范围或采用其他补救措施。未解决设备应继续保留为待处理；约定并记录结案条件，不要在消息发完后直接结束行动。
常见问题
只上传更正后的说明书可以吗？
网站可作为辅助渠道。直接联系已知受影响用户，并要求经销商联系下游买家。跟踪收件情况及旧说明是否已被替换。
应该发替换页还是整本说明书？
同时提供标识清楚的替换页及完整修订版。说明被取代的版本和页面，并检查图示及交叉引用。
无法确定全部受影响序列号怎么办？
核对工厂、发货及销售记录。保留范围不明的设备，与安全专业人员及相关主管机关讨论，不能假定这些设备不受影响。
客户确认收件后就能结束安全更正吗？
确认收件只证明客户回复，不能证明风险已受控制。记录落实情况，跟进未解决设备，并与安全专业人员明确结案条件。