如何向批发客户提供产品安全资料

区分客户资料包与内部证据档案

为客户准备便于安全搬运、销售和使用的资料包，同时保留支撑资料。资料包应包含型号、产品照片、预期用途、警告、说明书及安全咨询联系方式。根据产品情况和客户询问，补充符合性声明或相关报告。内部证据的整理方法见产品合规档案指南。

这套交接方法侧重于在英格兰、苏格兰和威尔士供应的消费品。官方指南指出，经销商应传递产品风险信息。决定随货提供哪些文件前，先核对产品类别和销售目的地；玩具的具体检查事项见玩具安全指南。

让每份文件对应实际供货型号

在资料包目录中列明客户使用的型号名称及对应的工厂型号。注明涵盖的款式、配件和文件版本，并将照片、材料及部件与供货实物核对。如果报告对应的是其他配置，应明确指出差异并解决，之后才能将其作为本型号的证据。

向客户提供经过确认的英文说明书和警告文字，方便其传递给使用者。请客户在重新包装或编写销售页面时保留安全信息。保存实际发送文件的带日期副本，避免只依赖内容不断变化的下载文件夹。说明书的准备方法见供应商说明书整理指南。

将批次与客户及文件版本关联

将批次标识与型号、交货记录、批发客户及安全资料包版本一起记录。附上标识位置的照片，并说明读取方法。客户拆分整箱货物时，请其保留单件产品与所属批次的对应关系。

选择已交付的批次，检查能否找到收货客户及已发送文件。也应尝试从客户提供的产品照片反查交货记录。批次混放时，应记录不确定之处，避免猜测哪些货物未受影响。完整记录链的建立方法见工厂到客户的批次追溯指南。

根据实际货物处理客户询问

提供有人负责查看的安全咨询渠道，并明确由谁审核回复。请客户提供型号、批次、标签照片、问题描述及事故情况。记录询问内容、审核的证据、发送的答复和未解决事项。区分普通文件索取与潜在危险报告。

根据对应型号的档案答复，说明证据涵盖什么，以及哪些情况尚未确认。避免笼统承诺所有产品都有认证。缺失的证据应请工厂或实验室核实，同时先向客户说明下一步处理事项。如果客户反复询问同一条警告，应检查其表述是否清楚。

向受影响客户发送安全变更通知

作为安全信息沟通的日常做法，应向分销商通报可能涉及安全风险的测试结果、调查情况或消费者反馈，并向相关执法机构确认适用的义务。信息发生变化时，应明确受影响的型号和批次，解释危险，并说明客户应采取的措施。应区分针对现有库存修订的说明与仅适用于未来生产的变更。

直接向受影响客户的联系人发送通知，附上修订文件，并注明替代哪些旧文件。请客户确认收到通知，核查剩余库存，并说明如何联系其下游买家。对未确认的客户继续跟进，将旧资料包、通知和回复记录一起保存。

对于英格兰、苏格兰和威尔士范围内受相关规定约束的消费品，一旦发现已供应的产品不安全并对消费者构成风险，就必须立即书面通知相关执法机构，通常是当地贸易标准部门。向客户发送邮件不能代替这项通知。需要组织撤回或召回时，参阅进口产品召回指南。