商业发票或装箱单更正后，该怎么处理？
要求供应商提供标识清楚的替换文件和变更记录。核对实际货物后，将批准的整套文件发给货代与报关代理，并取得实际使用版本的书面确认。保留原件，跟进报关更正结果。供应商协调工作可交由 Cambridge China Bridge。
明确新版替代哪份文件
要求供应商在更正文件本身注明文件编号，修订标识和签发日期，并指明被替代的旧文件，以及对应的采购订单和货运批次。仅在文件名中写上“最终版”并不够。如果供应商更换发票编号，要求明确注明与原发票的对应关系。
保留原文件，不修改其内容，在文件台账中标记为已被替代，同时保存供应商的更正通知。确认变更涉及发票，装箱单，还是两者，并列明每份文件的当前版本。这些属于实务上的文件管理措施，向外发送替换文件前，应先与供应商确认。
索取变更记录，并核对货物
要求变更记录列明涉及的文件及行项或字段，原内容或数值，更正内容或数值，更正原因，以及批准更正的人。数量，品名，价格，币种，交货条款，包装件数，重量和收货人信息的变化都应列入。请供应商确认是否还有其他改动。
将更正内容与采购订单，约定价格，验货证据和实际装箱记录核对。数量或重量变化应有货运证据支持其解释。区分录入错误与货物或商业约定的变化。基础文件检查可参阅商业发票核对指南。
向相关接收方发送批准后的整套文件
将批准的发票和装箱单一并发送，附上变更记录，并在通知中指明哪些旧文件已被替代。必要时也附上未变更的文件，使当前整套文件清楚完整。直接发送给货代负责该票货物的联系人，以及报关代理负责申报的联系人，请他们停止在后续工作中使用旧文件。
询问货代原文件还发给了谁，包括境外办事处，承运人或仓库，并按实际需要安排转发。如果银行正在处理单据，询问替换文件应如何提交。各方职责指南说明交接分工，跟单托收指南介绍银行放单安排。
查明申报是否已经使用原文件
询问报关代理申报仍在准备中，已经提交，还是已经放行。索取申报编号，并询问申报数据依据哪个发票和装箱单版本，以及提交了哪些版本作为随附文件。将变更记录交给代理，请其说明哪些申报字段，税额计算或随附文件需要处理。
HMRC 指引说明，已放行的申报不能在申报软件中修改或取消。请报关代理确定适用的放行后处理途径，或解释为何无需处理申报。发送更正后的供应商文件，并不代表海关记录已经更正。将相关申请，回执和处理结果一并保存。
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取得实际使用版本的确认，再完成交接
要求各接收方列明收到的发票和装箱单编号及修订标识，原文件是否已被使用，以及随后采取的措施。向货代索取货运操作实际使用文件的确认。向报关代理索取申报副本或相关摘录，并确认所用随附文件的版本。仅回复“已收到”，仍不能确定处理结果。
在台账中记录接收方，发送日期，收件确认，实际使用版本，处理负责人和待确认结果。将原件，替换文件，批准记录，发送通知及申报证据集中保存。如果财务或收货仓库已使用旧数据，也应核对相应记录。Cambridge China Bridge 的中国团队可协调供应商更正，由买方与报关代理确认申报处理结果。
常见问题
应该删除原商业发票吗？
保留原文件，不修改内容，在台账中标记为已被替代，同时保存新版和变更记录。请接收方停止在后续工作中使用旧版。
更正后的装箱单也要发给报关代理吗？
要。同时发给报关代理和货代，指明被替代的版本，并解释变更。询问此前的包装件数或重量是否已被使用。
海关放行后发票又变了，怎么办？
请报关代理将变更与申报内容比较，确定是否需要采取放行后的处理措施。HMRC 指引说明，已放行的申报不能在申报软件中修改或取消。
怎样确认报关时用了哪个发票版本？
要求报关代理明确所用文件编号及修订标识，提供申报副本或相关摘录，并确认任何更正的结果。仅有收件确认邮件并不足够。