如何书面确认口头商定的订单变更
发送书面变更记录，列明原条款、新条款、适用订单及生效日期，附上替换后的付款或交付安排，并按合同约定的变更程序取得双方授权代表的明确确认。可请 Cambridge China Bridge 协调工厂确认。
先核对合同程序和交易主体
发送确认文件前，先阅读现有合同的变更程序，核对文件格式、签署要求和接收人。例如，英国政府的公共部门合同范本规定，变更须经双方书面同意并签署后才生效。这是该范本的合同条款，并非私人采购的一般规则。
将记录发给与你交易的企业，并写明买卖双方的公司全称。请采购中介区分工厂知悉与卖方批准。关于如何准备协商内容，可参阅与工厂谈判。更换中介时，可参阅订单中途更换采购代理指南。
逐项列出原条款和替换条款
为变更记录设置编号，并注明所修改的合同、已接受报价或采购订单。每项变更都应附上原条款全文及完整的替换条款。按实际情况写清价格口径、币种、规格、数量、包装或交付条件，避免只写“按讨论内容”或“最新价格”。
说明变更原因，并列明其他哪些条款继续保持不变。如果文字描述不足以明确要求，附上双方认可的规格文件或图纸。将协商过程另行保存，让财务和生产人员直接使用已确认记录，无须重新梳理聊天内容。
明确适用订单和生效日期
列出每份受影响的订单及订单明细，必要时注明产品、批次或货运批次。说明变更适用于现有订单、未来订单，还是指定的未交付货物。列明不适用的范围，例如已经完工、发出或付清货款的货物。
将生效日期与确认日期分别写明，并解释以什么事件作为适用依据，例如订单获接受、开始生产或货物发出。如变更追溯适用于此前的业务，明确列出相关业务，并说明如何核对和调整此前的发票、付款或交付记录。
替换付款和交付安排
付款条款发生变更时，附上完整的替换付款计划，列明币种、金额、到期日或付款触发条件、已收款项、抵扣款及未付余额。注明所替换的旧计划，并核对更新后的发票与采购订单是否一致。可参阅采购订单、形式发票与商业发票。
交付安排发生变更时，分别写明生产完成、可供验货、发货、到达及送抵指定地点的安排。说明各日期属于约定承诺还是预计时间，并记录调整后的分批发运、运费承担及前置条件。验货批准应与付款或发货许可分别确认，详见验货与发货批准。
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取得明确批准并分发最终记录
请双方企业的授权代表按合同要求的程序，确认具体变更编号及附件。记录确认人的姓名、职务和确认日期，要求对方明确接受或提出修改。不要将沉默、已读回执或工厂员工表示知悉作为执行批准。可参阅订单和付款审批权限。
可使用这样的表述：“请确认接受所附变更记录及替换安排，自所列生效日期起适用于列明的订单。其他条款保持不变。”取得确认后，归档已接受的版本，并发给财务、采购、生产和物流人员。将旧安排标记为已被替换。如批准存在争议或尚未完成，将变更标记为未解决，并商定临时执行指示。
常见问题
能否通过电子邮件确认口头订单变更？
先核对合同的变更程序。电子邮件可用于明确条款及附件，但仍应取得合同要求的签署或正式文件。
供应商修改条款应由谁批准？
请合同卖方的授权代表及买方授权人员确认，记录其职务，并区分工厂知悉与卖方接受。
新价格是否适用于已经下达的订单？
应在变更记录中明确约定。列出适用订单及排除范围，并注明以什么事件或日期判断哪些货物适用新价格。
供应商不回复怎么办？
继续将拟议变更标记为未解决，向授权联系人跟进，并在按新条款执行前商定临时付款、生产和交付指示。