慈善机构中国采购损失：何时报告严重事件
采购事件已经造成或可能造成重大损害时，应结合本机构情况及时报告。涉嫌犯罪的事件通常需要报告；订金损失则须评估原因及影响。即使由他人提交，受托人仍承担报告责任。供应商证据可由 Cambridge China Bridge 协助收集。
评估慈善机构面临的风险
本指南适用于英格兰和威尔士的慈善机构。是否重大，应结合机构的财务、运营和声誉判断。订金去向不明、货物不安全或受益人信息泄露，都需要评估后果，不能仅凭发票金额作决定。
准备简短的影响说明：已经损失或仍有风险的资金、重新采购的需要、受影响的服务，以及对人员的风险。说明机构能否继续开展原定活动。将已确认事实、指控和供应商尚未回答的问题分开记录。
区分涉嫌欺诈与商业损失
实际发生或被指称的犯罪活动通常需要报告，犯罪及其影响均属轻微的情况可能例外。欺诈没有最低报告损失金额；反复发生的小额事件也可能需要报告。供应商不回复本身不能证明欺诈，应记录怀疑依据，例如虚假身份文件或被篡改的收款资料。
其他财务损失，应评估服务能力或储备是否受到威胁。指南将普通坏账排除在外，但严重威胁偿付能力的坏账除外。不要自动把去向不明的订金归为普通坏账。记录原因及影响，并参考供应商付款欺诈处理指南，采取联系银行和保全证据的即时措施。
由受托人负责报告安排
受托人可以委托他人提交，但仍承担责任。实际发生或被指称的严重事件应及时报告。不要等待刑事案件结束，也不要把向其他机构报告当作替代。提交人必须确认已获受托人集体授权。
指定报告负责人，记录受托人知情情况、授权和报告决定。若决定不报告，保留理由，并明确哪些新证据会触发重新评估。通过现有的慈善机构采购审批材料指南，追溯原采购决定。
准备清楚的事件说明
使用慈善委员会的严重事件在线表格。说明发生了什么、发生和发现的时间、造成的影响，以及机构如何处理。提供报告联系人、机构身份、相关机构案件编号、受托人知情情况、适用流程和预防措施。
以订单、发票、付款凭证、供应商往来记录和审批记录为基础。说明已付款金额、追回进展及服务后果，不要把预期退款写成已追回资金。描述暂停付款、供应商核查和替代采购计划，并为各项行动指定负责人。
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持续更新处理情况和证据
事实出现重大变化或有重要进展时，应告知慈善委员会，包括指控经查没有根据的情况。将事件编号保存在案件材料中。记录追回款项、修订后的损失估计，以及机构提供服务的能力变化。
可请 Cambridge China Bridge 的中国员工提供注明日期的供应商及订单核查结果，支持机构的事件说明。将这些结果与受托人的结论分开保存。恢复采购前，复核订单和付款审批控制，并记录进一步付款所需的证据。
常见问题
慈善机构每次损失供应商订金都必须报告吗？
应评估原因及影响。涉嫌犯罪的事件通常需要报告。普通坏账不在报告范围内，除非严重威胁偿付能力；不要假定所有去向不明的订金都属于普通坏账。
小额供应商欺诈也可能属于严重事件吗？
可以。欺诈没有最低报告损失金额。应结合机构情况判断严重程度，包括是否反复发生、已经造成的损害和潜在风险。
员工可以代慈善机构提交报告吗？
可以，但须获得受托人授权。报告工作可以委托，受托人仍对确保及时报告承担最终责任。
应等欺诈调查结束后再报告吗？
不应等待。实际发生或被指称的严重事件应及时报告，说明已知事实和当前措施。事实出现重大变化时，再向慈善委员会更新。