英格兰学院信托关联采购需要哪些批准？
英格兰学院信托须提前申报关联采购协议，并在手册规定的情况下取得事先批准。按成本供应另有适用范围和累计门槛，完成申报并不代表其他要求已经满足。可与 Cambridge China Bridge 整理关联关系说明及成本凭证。
询价前先确认关联关系
关联方包括对信托拥有控制权或重大影响的个人及机构、主要管理人员和近亲属，但这并非完整定义。选择申报方式和成本处理方法前，请信托审计师核查服务商的所有权、管理人员及与信托的联系。
写清谁与信托签约、谁开具发票、谁收款，并区分采购服务商、工厂和货运供应商。整体采购材料可参考学校和慈善机构采购审批资料，供应商关系问题可参考采购代理利益冲突指南。
提前申报，并核查是否需要事先批准
每份关联采购合同或协议开始履行或续约前，均须通过英国教育部在线表格申报。对于在2023年9月1日或之后达成的协议，供应合同在截至8月31日的同一财年超过£40,000时，须取得事先批准。该批准门槛针对单项交易，而非与同一供应商的累计支出。
属于新颖、有争议或可能引发其他信托效仿并产生更广泛财务影响的关联交易，无论金额多少，均须事先批准。提交完整合同金额和期限，而非仅提交年度付款额。实际操作中，建议在完成申报并取得所需批准前，暂缓发出采购订单和支付订金。
核查是否适用按成本供应
按成本供应的适用类别比一般关联方范围更窄，包括信托成员和受托人、规定范围内的亲属及商业关联方、拥有成员或受托人任命权的主体、获认可的发起方及关联机构。规定范围内的成员、受托人或亲属持有公司超过20%的股份或表决权时，该公司可能纳入适用范围。应核对手册完整类别，不能只看供应商自称的身份。
对适用的服务商，同一财年累计金额超过£2,500时，按成本供应要求开始适用。仅超过£2,500的部分须不高于成本。成本可包括直接成本和按比例分摊的间接费用，但不得包含服务商利润。报价具有竞争力，并不能证明服务商按成本供应。
准备成本保证及审批材料
对属于手册按成本供应类别的供应商，协议须通过公开、公平的程序采购，并附有供应商确认收费不超过成本的保证声明，同时采用账目公开协议，使供应商能够在被要求时提供证明。
索取工厂发票、分配给该订单的中国员工工时、货运和检测发票，以及间接费用分摊依据。将这些材料与拟收费用核对，并说明返利或抵扣。把可比报价、选择理由和利益冲突处理记录放在同一资料中。文件查阅安排可参考原始采购记录查阅指南。
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不要假定豁免会沿关联关系延伸
手册对特定教育供应商及宗教主管机构提供的必要服务设有事先批准豁免，并将规定范围内的教育供应及宗教主管机构服务视为符合按成本供应要求。教育类豁免不适用于相关主体的子公司。普通商业采购服务商不应因与学校或发起方存在联系，就假定自己也获豁免。
作出承诺前，请信托财务负责人记录申报路径、批准决定和适用的成本类别。续约或拟议安排发生变化时，重新核查材料。Cambridge China Bridge 可通过驻中国员工整理工厂及采购凭证，审批决定仍应由信托掌握。
常见问题
学院信托的小额关联订单也要申报吗？
要。关联采购协议及续约均须提前申报，不受金额限制。事先批准门槛与按成本供应门槛须分别核查。
£40,000的批准门槛按累计金额计算吗？
不按累计金额计算。英国教育部简明指引将其用于与供应商的单项交易，提交时须填写完整协议金额和期限。£2,500的按成本供应门槛则按财年累计计算。
关联采购服务商可以赚取利润吗？
若服务商属于手册规定的按成本供应类别，财年累计支出超过£2,500的部分不得包含服务商利润。直接成本及按比例分摊的间接费用可以计入成本。
低金额订单也可能需要事先批准吗？
可能。新颖、有争议或可能引发其他信托效仿并产生更广泛财务影响的关联交易，无论金额多少均须事先批准。作出承诺前，请信托财务负责人评估具体安排。