采购代理还是自设中国采购办事处？买家指南

先看需要完成的工作，再看采购金额

先回答实际问题：在中国要做哪些工作、多久发生一次、由谁管理？比较向稳定供应商重复采购，与规格经常变化、涉及多家工厂的采购，各自需要多少协调工作。

可比较三种运营模式：由代理按约定范围提供服务；由你管理专门的采购团队；或采用混合方案，随工作量发展，将部分职责从代理移交给自己的员工。

应根据自身情况和进口目的地，核对适用的法律及进口要求。下文的假设英国案例说明英国的具体问题，其中的税务处理不能直接套用到其他市场。

先分清你需要长期采购支持，还是只需要完成某项具体工作。可阅读是否需要采购代理和中国采购流程。

决策表：采购代理、自设办事处还是混合方案？

下表用于规划，不是法定门槛，也不是启动时间承诺。除订单量外，还要考虑采购频率、技术复杂程度和供应商分布。

自设办事处：代表处与外商独资企业不能混为一谈

采购办事处描述的是业务职能，不是法律形式。应先明确拟开展的活动，再选择设立方式。

国家市场监督管理总局公布的代表机构条例允许从事与外国企业在中国境内采购有关的联络活动。条例禁止营利性活动；适用的国际条约、协定另有规定的，从其规定，但中国声明保留的条款除外。代表处不具有法人资格，须设置会计账簿，并提交年度报告，其中包括经会计师事务所审计的费用收支情况。

WFOE 指外商独资企业。《外商投资法》已废止原《中华人民共和国外资企业法》，并规定适用公司法或合伙企业法等法律，同时涉及投资准入、许可、劳动保护、社会保险、税务、会计、外汇及投资信息报告。

国家外汇管理局已公布资本项目外汇业务指引，包括2024年版。汇入资本前，应请拟开户银行确认拟采用的出资路径当前适用的规则，以及登记、账户和证明材料要求。

选择法律形式前，请中国专业顾问确认允许开展的活动、用工安排、出资义务和报告要求。混合方案是运营策略，不能替代法律主体形式或合法用工安排。

比较同等服务的成本项目

本文不提出通用采购金额分界线。应使用实际书面报价，并按相同规划期间比较。供应商覆盖、技术能力、报告和验货范围一致后，总价才有可比性。

下列项目是预算提示，不是官方收费表，也不代表每项都适用。官方资料支持本文具体的合规说明；个案费用应向实际提供服务的一方询价。

各方案究竟在什么情况下更省钱？

采购代理：把约定工作、事先确认的额外项目和买家剩余管理时间，与维持同等内部能力的完整成本比较，并计入内部人员或设施闲置的成本。个人偶尔采购时，可比较单项核查与完整采购服务。

自设办事处：只有在所选规划期间，包含筹建和日常运营开支的总成本低于同等外包服务，才更便宜。应计入管理和专业支持，不能只拿服务费与工资比较。

混合方案：比较延后固定开支所节省的成本，与交接和服务重叠的成本。检查招聘后仍保留原代理范围，是否会导致同一任务重复付费。

假设比较：试购陌生产品的小零售商，可比较明确范围的外包项目与建立长期采购能力的成本；需要反复协调工程变更、管理稳定工厂网络的大买家，可比较专门团队与同等持续服务。没有实际成本数据，两种情况都不能直接认定有节省。

每种方案都应列明货物、运费和目的地费用，不能默认更换采购结构会降低这些成本。具体服务费问题可阅读采购代理成本指南。

英国案例：外派员工、常设机构与进口估价

假设一家英国零售商从中国采购，货物送往其剑桥经营场所，并考虑将现有员工派往中国。HMRC 的境外工作指引要求继续通过 PAYE 计算和扣缴所得税，税收减免及税码按其指引处理；英国国民保险缴费则取决于具体情况。还应核对中国方面的义务。

企业税务方面，英国政府公布的中英税收协定第5条规定，仅为本企业采购货物或收集信息而维持的固定营业场所，不构成该条定义的常设机构。其他活动及代表企业订立合同的权限，须结合更广泛的规则评估。不能仅凭代表处登记推断协定待遇或当地纳税义务。

货物进口方面，HMRC 的成交价格估价指引将运至英国边境的相关运输及保险费用计入海关完税价格。进口增值税计税价值以此为基础，加入适用的进口税费，但不包括增值税本身，并加入运至英国第一目的地的相关附带费用。进口时已知的英国后续目的地所产生的运输相关费用，也须计入。避免重复计算。

采购运营预算、货物海关完税价格和进口增值税计税价值应分别计算，同时核对估价规则要求计入哪些成本。不能仅因委托代理或自设办事处，就假定货物享有进口免税待遇。本例不假设价格或税率。

先把交接安排清楚，再逐步建立团队

开始合作时就约定供应商身份、报价、认可样品、规格、验货记录和未完订单资料的获取方式，并在相关合同中明确模具及技术文件的所有权和使用权。

记录供应商沟通、生产跟进、工厂走访、质量问题和买家审批所需的工作量，据此定义将来要招聘的岗位。

移交前先落实合法用工安排，写清各人的权限。内部团队接手职责后，相应缩减代理范围，只保留能够填补明确能力缺口的外部服务。

如果目前缺的是供应商核查资料，而非长期协调，可考虑验厂与供应商核查。挑选服务商时，可参照采购代理选择指南。

Cambridge China Bridge 何时是更便宜的选择？

先取得书面服务范围，列明供应商、任务、报告、排除项目和交接要求，再把报价与同等内部运营成本比较，并计入买家仍需投入的监督时间。

要求报价写明是否包含验厂、验货及第三方服务，哪些项目不包含，以及任何额外收费须如何确认。

将现有采购团队的完整成本与同等外包服务比较。如果只需要有限核查，也应取得该单项工作的报价，与更广泛的采购服务一起评估。

只有约定报价、事先确认的额外费用和买家剩余工作成本之和，低于同等自营或混合方案时，Cambridge China Bridge 才更便宜。比较时应评估闲置成本、交接成本和服务范围，不能预设一定省钱。