工厂说缺陷是正常现象，买家该怎么办？
先问清工厂所说的“正常”是什么意思，以及依据哪项已约定的验收界限。把问题货物与确认样品放在相同条件下比较，再要求工厂解释具体差异。Cambridge China Bridge 可通过驻中国员工协助买家整理和核对这些证据。
找出双方争议的验收界限
“我们的工艺通常如此”并不能回答货物是否符合已约定的验收界限。找出相关规格版本、确认样品和缺陷限度，明确争议涉及哪个特征，例如可见表面的划痕、颜色不均或配件松动。生产前如何设定界限，参见约定外观缺陷限度。
问清工厂不同意的是观察结果、检查方法，还是验收界限。如果文件没有定义这个特征，就承认存在空白，并商定本批货物的评估方法。不要把刚提出的偏好说成早已约定的要求。
让双方证据能够直接比较
在相同光线、距离、角度和背景下拍摄确认样品与问题货物，同时保留整体照片和争议部位的近照。标明样品、批次、纸箱及货物标识，让工厂能找到照片中的实物。保留原始文件和问题实物，不要先抛光、维修或作其他改动。
涉及尺寸或功能时，记录设备、测量位置、操作设置和测试条件。尽可能要求工厂对同件留样重复检查。换了实物或方法，就可能得到不同结果。测量核对方法参见核查工厂测量结果。
要求工厂解释具体差异
可以这样写：“附件是确认样品和已约定的限度。所标识的本批实物在记录的检查条件下出现了标注差异。贵方称其为正常现象，请指出所用验收依据，并解释该实物如何符合要求。如果检查条件不同，请提供具体条件，方便双方重复对比。”
要求工厂提供对应实物的标注照片、测量记录或操作演示。“其他客户都接受”和“一直都是这样”只能说明工厂惯例，不能解释货物与约定要求之间的差异。本次沟通只处理这项争议，并约定工厂何时提交证据。
根据回复选择下一步检查
如果统一条件后差异消失，记录双方认可的检查方法。如果实物超出已约定界限，要求工厂查明受影响库存，提出分拣或返工方案，再安排复查。如果证据仍不足，商定针对争议特征的独立验货任务。验货安排参见验货说明。
安全疑虑应与外观让步分开处理。在英国销售消费品前，应适当证明产品符合产品安全法规。如果争议特征可能影响安全，先隔离受影响库存，并请具备相应能力的人员评估，不要把折扣当作解决办法。
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记录结论，避免悄然改变界限
沟通结束时，书面记录所用参照、检查条件、检查结论、受影响库存、约定处理措施及放行前需要的证据。要求工厂确认负责人和完成时间。货物是否放行，应由买家明确决定，不要让讨论止于“已了解”。反复出现的问题如何排序，参见供应商缺陷整改优先级指南。
如果决定接受外观偏差，写明受影响批次及具体例外，并说明后续订单是否继续沿用原有界限。参见批准本批外观缺陷，把本次决定写清楚，避免无意中修改规格。
常见问题
工厂说其他客户都接受，怎么办？
要求工厂指出本订单已约定的哪项验收依据允许这种情况。其他客户的偏好，不能说明你的货物是否符合约定界限。
之前没有约定缺陷限度，怎么办？
先确认规格和确认样品实际确定了什么。承认未约定之处，商定检查方法，再协商本批处理决定，不要把新限度说成旧约定。
照片足以证明缺陷吗？
检查条件相同时，照片可以支持外观对比。保留实物和原始文件。尺寸、功能或安全问题，可能还需要测量、演示或测试。
有缺陷时应该接受折扣吗？
先查清偏差和受影响库存，再作决定。外观让步应限定到具体批次。如果可能影响安全，应先请具备相应能力的人员评估，再考虑放行。