报关单上的文件代码、编号和状态是什么意思？
逐项区分文件类型代码、具体文件编号，以及需要填写时的文件状态。先查 HMRC 的文件代码附录，再向报关代理索取对应文件，或核实豁免依据。Cambridge China Bridge 可协助收集供应商单据。
先找到报关单中的文件记录
请报关代理提供完整报关单，并显示各货物项下的文件记录。HMRC使用数据项2/3申报支持文件代码。文件标识必须指向所申报的具体文件、授权、许可证或证书。索取对应文件时，请原样保留所申报的文件编号。
本文说明如何把报关记录与实际单据对应起来。基本单据清单见英国清关所需文件。如果手上只有清关费用发票或摘要，可先阅读如何取得完整报关单。
按 HMRC 的说明查代码
打开 HMRC 的进口申报填写说明，在编号与引用信息部分找到文件记录。用附录 5A 查询文件代码及填写说明，用附录 5B 核对文件状态。遇到不认识的代码时，请同时查阅联盟文件代码表和国家文件代码表。
在货运核对清单中，按对应货物项记录代码、文件标识、状态及原因。请报关代理解释该代码的填写要求，包括是否需要状态，以及允许使用哪些状态。把代码和状态一起核对后，再决定索取哪份支持文件。
按编号找到实际文件
HMRC 的状态说明以 N935、商业销售发票编号和状态 AC 举例。遇到这类记录，请索取带有所申报编号的发票，再将卖方、买方、货物、币种和金额与货运记录核对。采购订单或付款凭证不能替代这项对应核查。
运输单据和证书则应先按代码说明确认要索取哪种文件。记录签发方和准确文件编号，不要只凭“运输资料”或“证书”等文件名判断。
| 要找的文件 | 核对内容 | 不一致时应问什么 |
|---|---|---|
| 发票 | 申报编号、交易双方、货物、币种和金额 | 申报使用了哪个发票版本？为什么？ |
| 运输单据 | 申报编号、承运人、货运批次和包装件 | 记录指向承运人的单据，还是货运代理的单据？ |
| 证书或许可证 | 申报编号、签发方、产品范围和有效性 | 这份文件涵盖哪些货物？ |
豁免状态代表一项申报声明
HMRC 说明，使用 XX 或 XW 是对货物免受相关文件管制的法律声明。证明符合免除或豁免条件的证据必须留存，并在要求时提供。不要把这类状态当作可以忽略的缺失附件。
请报关代理解释豁免依据，并指出支持记录。将说明与对应文件记录一起归档。文件状态涉及支持文件；货物是否已经放行，请另向报关代理核实。
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用书面对照记录处理差异
把无法对应的记录整理给报关代理，列明货物项、代码、准确编号、状态及问题。询问差异来自修订发票、运输编号、证书覆盖范围，还是申报错误。将原始单据与代理的解释一并保存。
需要修改申报时，可阅读如何核对和更正进口报关单。Cambridge China Bridge 在中国的员工可协助索取发票版本和供应商文件，为报关代理处理差异提供资料。
常见问题
报关单上的文件代码在哪里？
查看完整报关单的数据项 2/3。如果摘要没有显示，请报关代理提供各货物项对应的文件记录。
文件代码就是发票编号吗？
应分开理解：代码表示文件类型，文件标识指向具体文件。请索取带有所申报编号的实际文件。
报关单上的 XX 或 XW 是什么意思？
HMRC 说明，这些状态表示申报货物免受相关文件管制。请索取豁免依据和支持记录，不要据此推定已经提供证书。
报关编号与发票编号不同怎么办？
把文件记录中填写的准确发票编号和手上的发票发给报关代理，询问申报使用哪个版本，以及需要修改单据还是报关记录，并保留书面解释。