化妆品产品信息档案：安全评估与保存期限
作为责任人，应维护英文产品信息档案，在销售前委托具备资质的人员完成安全评估，并在最后一批产品投放大不列颠市场之日起保存十年。保留起算日期的证据，出现新信息时更新安全报告。Cambridge China Bridge 可协助收集工厂资料。
把现有清单整理成可查阅的档案
我们的美妆及个人护理产品采购指南已介绍档案基本内容、标签及通报要求。这里重点是把证据整理成可调取的资料：建立产品索引，关联产品描述、安全报告、制造方法及良好生产规范声明、功效宣称证据，以及相关动物试验数据。
档案必须以英文维护，并能在已通报的地址供主管部门查阅。保存受控的英文版本，指定资料负责人。请编制者以外的同事尝试调取完整档案及附件，以发现文件缺失或访问权限问题。
与工厂约定资料交接方式
安全报告分为由责任人提供的产品安全信息，以及由评估人员提供的安全评估。委托检测前，先请评估人员列出资料需求，再据此收集完整配方、原料规格、稳定性及微生物证据、包装资料和预期用途。
约定工厂如何将保密配方直接提供给评估人员；可参考知识产权保护指南开展沟通。逐份核对资料是否对应实际订购的配方和包装。请评估人员指出缺口，并说明哪些检测或补充资料能够解决问题。
核查评估人员资质及完整报告
OPSS 列明的资质路径包括药学、毒理学、医学或类似学科的大学课程，或者经英国国务大臣认可的同等课程。聘用前索取资质证明，并了解其评估同类产品的经验。仅有实验室报价，无法确认由谁完成安全评估。
评估应包含评估人员的姓名、地址及资质证明，并由其签名和注明日期。将安全结论、论证及警示内容与拟供应的产品和包装稿核对。检查配套实验室证据时，可参考产品检测报告核验指南。
产品变化时同步维护档案
OPSS 指出，安全评估应定期复核和修订，尤其是在新数据可能改变安全结论时。档案也应按需要更新。同名产品如果发生显著变化，可能需要建立新档案，而不能只更新原档案。
与工厂建立变更告知安排，涵盖配方、原料供应商、制造工艺及包装变化。把拟议变更和新的安全信息交给评估人员复核。归档旧版本，并记录每份报告对应的配方、包装及批次。
记录保存期限起点并保障访问
档案须自最后一批产品投放大不列颠市场之日起保存十年。OPSS 将投放市场定义为产品首次在该市场提供。因此，不应仅按评估日期或工厂生产日期计算保存期限。
建立批次台账，保留首次在大不列颠供应的证据，并在产品停供时确认最后一批。将保存截止日期记入档案记录。自行掌握备份，并安排供应商、评估人员或存储服务商停业后的访问方式。Cambridge China Bridge 在中国的员工可协助追收工厂资料；档案责任仍由您承担。
常见问题
化妆品产品信息档案必须是英文吗？
是。档案须以英文维护，并能在已通报的地址供主管部门查阅。保存支持安全评估所需文件的英文版本。
谁可以进行化妆品安全评估？
应由具备适当资质的评估人员完成。OPSS 列明药学、毒理学、医学或类似学科的大学课程，或经英国国务大臣认可的同等课程。聘用前核查资质证明。
化妆品产品信息档案要保存多久？
自最后一批产品投放大不列颠市场之日起保存十年。保留该事件的日期证据，并据此计算保存截止日期。
修改配方后还能沿用原档案吗？
请评估人员复核变更，并按需要更新安全报告及档案。OPSS 指出，同名产品发生显著变化时，可能需要建立新档案。