中国采购订单分批发货怎么管理？

放货前确认分批安排

在原采购订单下记录分批安排，包括产品、款式、数量、目的地、运输方式和计划发货日期。为每批货设置独立编号，明确由谁批准放货、谁承担额外运费和操作费，以及剩余货物留在工厂还是转入仓库。

请工厂逐批确认哪些货物已完工、已验货、已包装，哪些仍未完成。部分发货不应默认改变剩余订单的规格、单价或付款条件。任何双方同意的变更，都应与采购订单一起记录。

货物余额与货款余额分开追踪

按产品明细建立数量台账，记录订购数量、约定取消数量、已发数量、已收数量和验收合格数量。以约定订单数量减去累计已发数量，计算未发余额。在途货物与仍在工厂的货物分开记录；短缺或拒收货物单独登记，不要自动视为订单取消。

另建付款台账，记录每批货值、已分配订金、后续付款、约定抵扣和未付余额。提前约定订金是分配到各批货，还是留抵最后一批。付款前，将该批发票与台账核对，不要仅因部分货物备妥，就将整张订单的尾款视为到期。

每批货建立独立单证包

请供应商提供该批专用的商业发票和装箱单，并注明原采购订单及批次编号。单证应列明该批实际运输的货物，而非整张订单的数量。完整订单发票和付款对账记录另行保留，作为支持材料。基础单证清单可参阅英国清关单证指南。

核对该批单证中的产品描述、数量、箱唛、重量和货值是否一致。将对应运输单证和报关记录归入同一批次。向报关代理提供订金分配记录及共同费用明细，避免将尾款付款通知误当成完整货值。

分摊费用时区分海关估价

内部成本核算时，将能够直接归属的运费、清关费和配送费记入产生费用的批次。确属共同费用的，采用能反映费用来源的分摊依据，例如按重量或体积分摊运费，并记录方法。保留分摊明细，核对其是否完整对应供应商及承运商发票，避免重复计入。整体成本类别可参阅到岸成本指南。

海关估价以进口货物已经支付或应当支付的总金额为依据，而不是仅以尚未支付的余额为依据。请报关代理确认运至英国边境的运费和保险费应如何计入海关完税价格。向报关代理提供该批货物的货值及相关费用明细，并请其确认模具费用或其他共同估价加项的分摊方式。参阅海关完税价格包含哪些项目。

进口 VAT 的计税价格以计算关税的海关完税价格为起点。将报关代理的 VAT 估价明细与内部费用分摊表分别保存，并请其解释加计项目。把实际关税、进口 VAT 和清关费记入对应批次，不要对每次到货都套用整张订单的平均预估费用。

逐批对账，再结清整张订单

到货后，将仓库实收数量与装箱单核对，更新已收数量和验收合格数量。损坏、短缺和争议款项应记入相关批次。约定补货、抵扣或其他处理方式，再更新未完成订单，保留原始记录。

关闭采购订单前，核对累计发货、收货、约定取消、发票、付款和抵扣。查明仍有余额的数量或款项。即使计划中的各批货都已到达，也应继续显示未解决的索赔，并将各批单证包与总对账记录一并保存。