如何向供应商说明春节安排：中英文消息模板
先写明订单编号、目的地和要求到货日期，再请供应商书面确认停工、生产、验货、提货及复工日期。按实际情况修改中英文模板，替换所有占位内容，并明确区分要求日期、预计时间和已确认承诺。
先说明到货需求，再请供应商确认可执行的计划
请根据采购事项和目的地修改这些春节沟通模板。写清货物必须到达的地点、要求到货的时间，以及可以接受哪些调整。目的地的具体要求应另行核对。
发送前替换所有占位内容。英文日期建议拼写月份，中文日期写明年、月、日；涉及具体时刻时注明时区。买方要求的到货日期、供应商提出的完工日期和货代预计的运输时间，应分别列明。
整体安排可参阅春节采购规划专题。具体日期沟通请看工厂春节停工与复工安排，工期计算请看中国节假日前后的工作日与交期，不要直接把公共假期日历当作订单排产表。
| 环节 | 应询问的内容 | 应保留的确认 |
|---|---|---|
| 停工与复工 | 何时停止生产，办公室何时恢复办公，本订单何时恢复生产？ | 针对本订单的回复，并区分恢复办公与恢复生产。 |
| 生产完工 | 原材料、配件、包装及生产档期是否落实？ | 注明日期的排产计划及尚未解决的事项。 |
| 验货与整改 | 约定货物何时可验，如需整改应如何安排？ | 验货安排，以及双方认可的整改或延期方案。 |
| 提货与启运 | 货代何时提货，订舱及交货、提交单证的截止时间是什么？ | 货代确认的订舱信息及适用截止时间。 |
| 目的地到货 | 哪些时间属于预计，到港后还有哪些环节？ | 分别记录运输预计时间、清关及最终派送安排。 |
模板：询问春节停工日期与复工计划
确认假期期间的订单或调整现有计划前，可先发送这段消息。重点询问本订单所需的人员和物料安排，不要只接受办公室恢复办公的日期。
中文模板：[姓名]，您好！我们正在安排订单【订单编号】，货物最迟需于【日期】到达【目的地】。请确认贵司春节前最后一个生产日、办公室恢复办公日期，以及本订单预计恢复生产的日期。目前是否还有原材料、零部件或包装尚未落实？烦请提供包含完工、验货及提货安排的计划，并注明哪些日期已确认、哪些仍为预计。请最迟于【日期、时间及时区】回复，谢谢！
英文模板：Hello [name], we are planning order [reference] for delivery to [destination], with arrival required by [date]. Please confirm your last production day before Chinese New Year, office reopening date and expected production restart for this order. Are any materials, components or packaging still awaiting confirmation? Please propose a schedule covering completion, inspection and collection, and let us know which dates are confirmed and which remain estimates. Please reply by [date, time and time zone]. Thank you.
如果供应商暂时无法确认某个节点，可继续询问尚缺什么条件、由谁跟进，以及何时能够给出更明确的答复。
模板：确认春节前的生产安排
供应商提出排产方案后，再发送这段消息。明确规格和经确认的样品，并说明拟议变更须先取得你的书面批准。
中文模板：[姓名]，您好！请确认订单【订单编号】的春节前生产安排：产品及数量为【产品及数量】，按规格【版本号】及经我们确认的样品【样品编号】执行。我们希望于【日期】完工、【日期】验货，并于【日期】提货。请确认原材料和包装是否齐备，以及上述安排能否落实。如有风险，请先提供调整方案，经我们批准后再执行。任何材料、规格、数量或已约定质量检查的变更，均请先取得我们的书面同意。
英文模板：Hello [name], please confirm the pre-holiday production plan for order [reference]: [product and quantity], to specification [version] and approved sample [reference]. Our requested completion date is [date], with inspection on [date] and collection on [date]. Please confirm material and packaging availability and whether this schedule is achievable. If anything is at risk, please send a revised plan for our approval before proceeding. Please obtain our written approval before changing materials, specifications, quantities or agreed quality checks.
对方尚未接受的日期，应写成希望安排的日期。双方确认后，将书面回复与订单资料一起保存。付款节点仍按约定条件执行；如需调整，应另行明确确认。
模板：申请节前验货或安排出运
下一步是检查货物时，使用验货模板；需要协调提货和运输时，使用出运模板。如果两项都未落实，应保留两段消息并分别跟进。
中文验货模板：[姓名]，您好！关于订单【订单编号】，请确认货物及包装何时准备就绪，可按规格【版本号】和经我们确认的样品【样品编号】进行约定的验货。我们希望于【日期】验货，请确认验货地址、现场联系人及届时可供验货的货物数量。如需整改或复验，请说明能否在停工前完成；如无法完成，请提供调整后的出货计划，供我们批准。
英文验货模板：Hello [name], for order [reference], please confirm when the goods and packaging will be ready for the agreed inspection against specification [version] and approved sample [reference]. Our requested inspection date is [date]. Please confirm the inspection location, contact and quantity available. If corrections or a recheck are needed, please confirm whether they can be completed before closure. If not, please propose a revised dispatch plan for our approval.
中文出运模板：[姓名]，您好！我们希望订单【订单编号】能在贵司停工前提货，前提是满足已约定的验货及出货放行条件。请与【货代及联系人】对接，确认备货完成日期、预约提货时间、订舱编号、货物交付及单证提交的截止时间，以及预计启运和到达日期。请先发送商业发票及装箱单草稿供核对。如订舱尚未确认，或无法赶上截止时间，请在发货前告知，并提交包含任何新增费用的替代方案，供我们批准。
英文出运模板：Hello [name], we would like order [reference] collected before your closure, subject to the agreed inspection and release conditions. Please coordinate with [forwarder/contact] and confirm the goods-ready date, collection appointment, booking reference, cargo and document cut-offs, and estimated departure and arrival dates. Please send the draft commercial invoice and packing list for review. If the booking is unconfirmed or a cut-off cannot be met, please tell us before dispatch and submit an alternative plan, including any additional costs, for our approval.
如果没有足够时间整改，应评估延期、约定具体补救措施或分批出货。批准替代方案前，先确认费用及可能产生的影响。
模板：节后确认复工与订单进度
供应商返岗后，应询问实际进度。可以先送上新年问候，再请对方更新订单计划。
中文模板：[姓名]，您好，新年好！烦请更新订单【订单编号】的进度。本订单是否已恢复生产，所需原材料、包装及生产人员是否已到位？请说明已完成和待完成的工作，并确认最新完工日期、验货日期及最早可提货日期。如与节前计划有变化，请说明原因，以及对我们要求最迟于【日期】到货有何影响。也请告知下次可以更新进度的时间，谢谢！
英文模板：Hello [name], happy New Year. Please send an updated status for order [reference]. Has production for this order resumed, and are the required materials, packaging and production staff available? Please confirm work completed, outstanding work, revised completion and inspection dates, and the earliest collection date. Please identify any change from the pre-holiday plan, explain the reason and state its effect on our required arrival date of [date]. Let us know when you can next provide a progress update. Thank you.
收到回复后，把调整同步给货代及依赖这批货物到货的相关人员。如果计划发生变化，应要求提供可落实的新方案，而不是反复要求对方确认旧日期。
语气要礼貌，要求要具体，让对方容易回复
说明日期背后的实际需求，例如客户交付、上新或补货。哪些日期必须满足、哪些环节可以调整，也应讲清楚。避免威胁或只说“请尽快”，而不说明需要对方确认什么决定。
可使用“请确认”“烦请说明”“如无法按期完成，请提供调整方案”等具体表达。对方回复“尽量”时，应继续询问能够明确确认的日期，不要直接将该回复记作承诺。
每次沟通都保留订单编号。电话或即时聊天结束后，发送书面纪要，列明已确认日期、待解决事项和下次更新时间，并请对方纠正不准确之处。没有回复的事项应继续标为待确认。
小额采购可以删除不适用的字段。采购项目较大时，可分别附上订单计划或附件，消息正文只保留需要对方作出答复的关键事项。
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目的地单证：以英国进口为简短示例
出运消息中应写明目的地及所需单证，并提前索取商业发票和装箱单草稿，留出核对差异的时间。
对于海运直接进口大不列颠的货物，HMRC 要求将运至进口港的相关运输及保险费用计入海关完税价格。进口增值税计税价格以海关完税价格为基础，加上适用的进口税费（不含增值税本身）及运至英国首个目的地的相关附带费用。进口时已知英国境内后续目的地的，运至该目的地的相关附带费用也须计入。已计入的费用应避免重复计算。
实际可这样补充：“请分别列明货价、运费、保险费及其他运输附加费用。如运输方案调整，请同步更新单证。”具体费用如何处理，应请报关代理根据实际情况确认。下列 HMRC 资料支持这一英国示例；其他市场应核对目的地适用指引。
资料来源
以下 HMRC 官方资料用于支持英国示例中的海关完税价格和进口增值税说明。本文中英文消息为可编辑的沟通模板，并非官方表格，也不代表供应商已经确认交期。
常见问题
第一次询问供应商春节安排，应该写什么？
先写订单编号、目的地、要求到货日期及可接受的调整，再询问停工、本订单恢复生产、完工、验货和提货日期，并请对方明确标注预计时间。
应该用英文还是中文联系供应商？
使用联系人最容易理解的语言。也可以同时发送中英文，但应核对订单信息和要求日期是否一致。如两种表述出现差异，应先澄清再依赖该回复安排后续工作。
供应商说节后开工了，还需要追问吗？
请确认本订单能否在该日期恢复生产，以及原材料、包装和生产安排是否落实，再请对方提供调整后的完工计划。
怎样要求节前出货，才不会显得不礼貌？
说明日期为何重要，提供订单信息，并询问安排是否可行。如果做不到，请对方提出替代方案，列明新增费用，待你批准方案后执行。
为了赶上节前出运，可以让供应商省去验货吗？
先确认原定验货及可能的整改能否排进计划。如果时间不足，应结合质量风险评估延期或其他约定方案。不要把赶上运输节点当作货物符合要求的证据。
只有一笔小订单，也要问这么多吗？
可以缩短消息，但应保留货物是否备妥、何时能检查和发出，以及到货时间还有哪些不确定因素等核心问题。
供应商一直不回复，我该怎么办？
通过惯常联系渠道跟进，明确指出哪项决定仍待确认。内部继续将交期标为未确认，不要依据尚未收到答复的请求向客户承诺到货。
确认提货日期后，是否就能保证按时收到货？
不要把已确认的提货日期当作已确认的到货日期。请货代分别确认提货、启运、到达、清关及最终派送安排，并标明预计时间及适用的订舱截止时间。