从中国采购笔记本、文件夹与办公文具

产品名称与常用叫法

定制笔记本、便笺本、展示文件夹、办公文具、纸质文具、品牌笔记本

先把计量单位说清楚

文具品牌、办公用品商和活动主办方应在询价中区分张数与页数。相同数字的纸张数和印刷页数，可能代表不同结构；还须说明封面、插页和环衬是否计入。

文件夹应提供实际需要装入的文件与附件。仅写标称纸张尺寸，不能说明插袋或折边容量。装好文件的样品，比漂亮的空样更有参考价值。

定义完整笔记本或文件夹

让供应商按相同规格报价，任何替代方案都须明确注明。下表是询价字段，不代表一种克重或装订方式适用于所有用途。

确认实物校样

先在图稿中检查错字、页码和布局，再用实物确认纸张与结构。用实际相关的笔或打印设备测试。屏幕预览不能判断纸感、透印或装订后的展开情况。

首样若使用替代纸张或不同后加工，应标记为开发样，不应直接批准量产。保留签字样，要求大货使用约定材料。打样指南说明为什么参照必须具体。

采购改版前能用完的数量

带日期的封面、地址或活动内容过时后，大量库存不会因为单价低而变便宜。比较现成空白款加本地加工、英国短版印刷和完整工厂生产。把校样、开版、包装、运输及库存一起计算。

要求外箱保护边角并保持干燥，标签注明数量及图稿版本。纸品可能较重，告知供应商收货位置的搬运限制。到货价格指南有助于区分出厂价和实际交付成本。

先定期限，再选生产路线

活动用品需要在分装与分发前到货，而非活动当天早上。给实物校样和修改留时间。期限容不下这个流程时，英国现货即使单价高也可能更合适。

提供规格、生产图稿、各设计数量、包装需求、目的地和到货日。说明计划印制的环保认证或性能宣传，批准前索取证据，不要在图稿中加入没有依据的标志。起订量和交货承诺须来自本次实际报价。