采购代理的工厂寻访报告应包含什么？
工厂寻访报告应说明联系了哪些候选厂家、对方如何回复、为何排除、哪些问题尚未确认，以及代理下一步做什么。供应商的说法应与已核实事实分开，并明确需要买家决定的事项。Cambridge China Bridge 由自己的中国团队支持工厂寻访。
先约定报告要帮助你作出什么决定
现有的采购代理需求说明指南介绍了如何明确生产能力和证据要求。寻访报告应围绕该需求说明，写清上次报告后有什么变化、哪些要求阻碍了寻访，以及是否需要你作出决定。
约定报告时间，以及哪些进展需要提前通知。要求代理注明采用的需求说明版本。如果你更改材料、工艺或订单范围，报告应指出哪些先前回复需要重新确认。
联系记录不应只包含入围厂家
将已排除和未回复的候选厂家与仍在考虑的厂家一起记录。为每家设置固定标识，避免商号变化或更换销售联系人后重复建档。仅发现但尚未联系的厂家，应与实际接洽过的厂家分开。
每次联系都记录日期、沟通渠道、接收人和结果。把原始回复或通话记录保存在项目共享文件夹中。已发出询问、已收到回复和已确认能力属于不同阶段，报告应明确区分。
| 字段 | 记录内容 |
|---|---|
| 候选厂家 | 固定标识、公司名称、生产地址和发现渠道 |
| 联系情况 | 日期、渠道、联系人姓名和职务 |
| 回复情况 | 已回答、已拒绝或未回答的事项，以及回复或通话记录的位置 |
| 评估结果 | 符合或未达到的要求、已检查的证据，以及当前状态的原因 |
| 下一步行动 | 具体任务、负责人、约定日期和需要买家决定的事项 |
准确报告回复和排除原因
按你的要求整理回复，不要只写“有兴趣”或“工厂不错”。说明回复针对的是你指定的产品，还是目录中的替代品。分别标明供应商自述、已审阅文件或现场观察，并记录矛盾之处。具体核查方法见工厂生产能力核实指南。
区分厂家拒绝询价与代理排除厂家。写明对应要求及理由，例如工艺不合适、外包安排不符合需求、证据无法提供，或不愿讨论拟议订单。没有回复不等于没有能力。停止跟进时，应记录原因，以及什么情况值得重新联系。
将待确认问题变成有负责人的任务
每个待确认问题都应说明缺什么、为何重要，以及怎样才能确认。“设备不清楚”过于笼统。“销售称工艺在厂内完成，但生产联系人尚未确认地点”才能说明不确定之处。指定跟进负责人，并记录约定回复日期。
说明该问题是否阻碍入围、报价或打样。将需要厂家回答的问题与只能由你决定的事项分开，例如是否接受替代材料或外包工艺。不要把你未回复当作批准。订购量或样品安排尚未明确时，可参考起订量与打样指南。
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以具体的下一步寻访行动结束
解释当前发现将如何改变寻访方向。下一步可能是联系采用不同工艺的厂家、请现有联系人推荐生产厂家，或确认需求是否被误解。写明要寻找的生产能力，以及下次接洽要验证的问题。“继续找工厂”无法说明具体工作。
报告末尾写明建议行动、负责人和下次更新时间。如果目前没有符合要求的厂家，应如实说明，并解释实际遇到的障碍，不要声称已经找遍整个市场。任何需求调整都应提交你批准，并说明会牺牲什么。
常见问题
采购代理应该报告没有回复的工厂吗？
应该。记录联系尝试、跟进情况和当前状态。未回复的厂家应与已排除的厂家分开，避免把沉默误当成生产能力不合格。
工厂寻访报告应写哪些排除原因？
写明厂家未达到的要求，以及得出结论的证据。区分厂家拒绝询价与代理主动排除，并说明条件变化后是否值得重新考虑。
采购代理多久应该更新寻访进展？
寻访开始前约定报告安排，需要你决定的发现应提前通知。每次更新都应说明变化、未完成任务和下次报告日期。
采购代理找不到合适工厂怎么办？
要求查看联系记录、反复出现的排除原因和待确认问题。代理应提出具体的后续寻访方案，或解释拟议的需求调整，交由你批准。