采购展会前，如何向口译员交代任务？
展会前，向口译员提供产品术语表、会谈问题和明确的工作边界。要求完整、中立地翻译，事先约定保密资料的处理方式，区分口译草稿与会议记录，遇到含糊表述及时澄清。价格、替代方案和订单承诺由买方决定。本指南由 Cambridge China Bridge 编写。
展会前提供产品术语资料
提供带标注的产品照片、现行版本的图纸、材料名称、表面处理方式、零部件标识，以及希望供应商回答的问题。整理中英术语表，对容易产生歧义的词附上定义和图片。写明计量单位，并区分展出的样品与计划订购的产品。请口译员在会谈前指出不熟悉的术语。
用实际产品资料预演技术问题。请口译员向你解释术语的含义，而不只是读出译名。将必须满足的要求与偏好分开标注。完整采购任务的写法见如何向采购代理交代需求；这里的资料用于准确传达这些需求。
明确中立翻译与决策边界
询问口译员由谁聘用或付费，是否与供应商存在合作或介绍业务的安排。要求完整翻译问题、回答、限定条件和拒绝，不替供应商增强语气，也不淡化你的顾虑。口译员提出建议或个人判断时，应与翻译内容明确区分。
说明只有你能接受价格、批准替代方案或承诺下单。直接面向供应商说话，每次表达简短的内容，然后停下来让口译员翻译。旁边发生的交谈也请口译员转述。将议价指示与翻译要求分开；商业谈判可参阅与工厂协商价格和条款。
分享文件前明确保密边界
决定哪些信息可以在展位展示，哪些应保密，包括客户身份、目标价格、图纸和其他供应商的报价。约定谁可以接收文件、是否允许拍照或录音、使用哪些沟通渠道，以及工作副本如何归还或删除。向翻译或转录服务上传资料前，先征得你的同意。
英国知识产权局建议，在接收方签署并返还保密协议后，再披露保密的创意或信息。向口译员或供应商提供敏感资料前，先安排好这项工作。协议相关事项可参阅与采购服务方签订保密协议。
区分会议记录与口译草稿
事先约定由谁整理会议记录。如果口译员同时负责记录，应在重要回答后暂停，留出记录时间。将口译员辅助记忆的临时草稿与买方留存的会议记录分开。记录供应商名称、展位、发言人的姓名和职务、产品或图纸标识、所提问题及回答。
分别标明供应商的说法、已查看的文件、买方决定和待澄清事项。记录报价币种、计量单位、回答所附条件，以及后续跟进责任。注明展示或发送过哪些保密文件。即使经过翻译，关于生产能力的说法仍需核实。
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澄清疑点并确认会谈结果
授权口译员在术语、口音或表述不清楚时打断会谈。请其指出疑点并要求解释，不要猜测。供应商说可以修改时，追问是目前就能实现、需要工程评估，还是取决于其他条件。澄清后，请口译员再向你译回确认后的含义。
离开展位前，通过口译员复述重要规格、价格条件、样品安排和未解决的问题，请供应商确认或纠正。会后发送与相关产品文件对应的书面纪要，写明跟进责任和约定日期。尚未得到回答的事项应继续标为待解决，并在作出采购决定前要求书面澄清。
常见问题
采购展会前应该给口译员哪些资料？
提供产品照片、现行图纸、中英术语表、必须满足的要求和会谈问题。写明计量单位及零部件标识，请口译员在见供应商前指出不熟悉的术语。
可以使用供应商提供的口译员吗？
可以，但先明确其为谁工作，以及私下讨论如何处理。涉及敏感谈判时，可考虑自行聘请口译员。要求完整翻译，采购决定仍由你作出。
应该让口译员记录会议内容吗？
提前约定，并在重要回答后暂停，让其记录。将临时口译草稿与留存的会议记录分开，也要区分供应商的说法和已确认的决定。
口译员不懂技术术语怎么办？
暂停会谈，借助图纸、样品或定义澄清。请供应商解释实际含义，再由口译员向你译回。如果解释仍不明确，继续将该事项标为待解决。